律师的 WhatsApp 备份：加密、可搜索的客户聊天副本

为什么 WhatsApp 自带备份不够用来归档案卷

WhatsApp 会把手机备份到 iCloud 或 Google Drive，以便在新手机上恢复聊天。这很有用，但它不是一份能拿来工作的记录：

• 不能在电脑上打开阅读。
• 不能在 WhatsApp 之外搜索。
• 前提是手机、号码和账号都还在。

“导出聊天”一次只能把一个对话导出成文本文件，而且要手动操作。客户一多，就很难坚持做到。

Kaption 备份会保存什么

Kaption 备份会在你选定的文件夹里保存一个加密的 WhatsApp 聊天备份文件。它可以在装有 Kaption Chrome 或 Edge 扩展的 WhatsApp Web 中使用，也可以在 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中使用。付费方案下，它每小时只更新有变化的内容。

对律所来说，有用的部分是：

• 账号上的全部聊天： 消息、联系人、群组和标签。如果你按客户或案件打标签，标签也会一起保存。
• 语音消息转录。 客户发来的长语音会变成文字，可以搜索，也可以摘录到你的笔记里。
• 已删除的消息。 客户在备份之后删除的消息仍保留在备份中，标注为“已在 WhatsApp 中删除”。
• 付费方案包含文档和媒体。 客户发来的 PDF、合同照片、扫描件和语音消息。

笔记、提醒和 AI 摘要不包含在备份中。

一个由律所掌控的文件夹

备份是你所选文件夹里的一个文件，而不是别人服务上的一个账号。在律所的 Google Drive、OneDrive 或 iCloud Drive 里选一个文件夹，或者用外接硬盘，相应的服务就会像同步其他文档一样同步这个加密文件。

Kaption 不会连接、登录或上传到这些服务，Kaption 的服务器也从不接收这个文件。谁能访问这个文件夹，由律所自己的共享设置决定。

用只有你掌握的密码加密

每份备份都用你设定的密码加密，至少 10 个字符。没有这个密码，任何人都打不开文件，Kaption 也不例外。这也意味着无法找回：密码忘了，备份就打不开。请把它存进律所的密码管理器，而不是写在便利贴上。

几个月后，找到客户说过的话

打开备份后，它会在新标签页中以只读方式显示，布局和 WhatsApp 一样。你可以：

• 一次搜索所有聊天和所有语音消息转录，查一个名字、一笔金额或一个日期
• 按群组、含媒体的聊天或含转录的聊天筛选
• 预览文档、照片和语音消息（付费方案，备份包含媒体时）

文件在你电脑的内存中解密，不会上传任何内容。有密码就可以在另一台电脑上用 Kaption 打开同一份备份，合伙人不需要原来那部手机，也能查看客户的历史记录。

WhatsApp 备份与你自己的副本

	WhatsApp 自带备份	Kaption 备份
用途	把聊天恢复到手机上	保留一份可读、可搜索的副本
存放位置	手机主人的 iCloud 或 Google Drive	你选的文件夹
在电脑上阅读	不能	能，仅供查看
搜索语音消息	不能	能，通过转录文本
文档和媒体	包含	付费方案

两者都保留。WhatsApp 备份负责把聊天迁到新手机；Kaption 备份让你在完全没有手机时，也能读到这些聊天。

在律所里怎么设置

1. 在运行律所 WhatsApp 号码的电脑上，为 Chrome 或 Edge 安装 Kaption 扩展，或安装 Kaption 桌面应用。
2. 在“备份”中，选择律所云盘里的一个文件夹。
3. 设置一个强密码，存放在律所保管凭据的地方。
4. 用立即导出生成一次性副本（所有方案可用，包括免费版），或在付费方案中开启每小时持续备份。
5. 浏览器重启后，如果出现再次允许访问文件夹的提示，请点同意，备份才能继续运行。

完整步骤请看如何从电脑备份 WhatsApp 聊天记录到 Google Drive 或 iCloud。

它做不到的事

对自己和团队都要把局限说清楚：

• 仅供查看。 不能把聊天恢复到 WhatsApp，也不能迁移到另一部手机。
• 不是合规工具。 Kaption 不声称备份符合任何职业、证据或数据保护方面的规定。是否保留、如何保留客户消息，由你自己决定。
• 也要录制通话？ Kaption 也可以录制你和客户的 WhatsApp 通话，需要对方同意。详见通话录制。

律师事务所的更多指南

• 律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么
• 律师如何完整保存客户的 WhatsApp 消息，并且随时可以搜索
• 同事带着 WhatsApp 号码离职时，律所如何保住客户记录
• 把客户的语音消息变成可搜索的案件笔记
• 律师事务所的 WhatsApp 检查清单

常见问题

手机丢了，还能保留客户的 WhatsApp 聊天副本吗？

能，前提是之前已经做过备份。Kaption 会在你选的文件夹里保存一个加密备份文件，不需要手机，就能在电脑上打开和搜索。

备份包含客户发来的文档吗？

付费方案包含：文档、照片、视频和语音消息。免费版可以导出包含消息和语音消息转录的备份。

Kaption 能看到我们客户的消息吗？

不能。备份用你的密码加密，Kaption 的服务器从不接收这个文件或密码。

能把备份恢复到 WhatsApp 吗？

不能。Kaption 备份仅供查看，用于阅读和搜索，而不是把聊天迁到手机上。

同事能打开备份吗？

能访问该文件夹并且知道密码的人，可以在自己的电脑上用 Kaption 打开。只把密码告诉应该看到这些聊天的人。