律师如何完整保存客户的 WhatsApp 消息，并且随时可以搜索

WhatsApp 消息为什么会丢

一段 WhatsApp 对话只存在于一部手机、一个账号上。平时没问题。但在一个案件的整个周期里，很多事都可能出错：

• 手机丢了、被偷了或换了，恢复后并没有全部回来。
• 账号被封或被退出登录。
• 负责这位客户的同事带着号码离开了律所。
• 客户删掉了一条后悔发出的消息。
• 没人记得，40 个聊天里到底是哪一个有那张签字页的照片。

WhatsApp 自带的 iCloud 或 Google Drive 备份，是为了把聊天恢复到手机上。你无法在电脑上打开它，也无法在 WhatsApp 之外搜索它。“导出聊天”只能一次导出一个对话，而且要手动操作，很少能在整个客户名单上坚持做下去。

完整的记录是什么样的

对律所来说，一份有用的客户 WhatsApp 消息记录包括四部分：

1. 所有聊天，而不只是有人记得导出的那几个。 消息、联系人、群组和标签。
2. 说出来的内容，也要变成文字。 客户常用语音消息说明情况。没有转录的记录，会漏掉一半内容。
3. 以文件形式发来的东西。 合同照片、PDF、扫描件。
4. 后来被删除的内容。 如果客户在消息保存之后删除了它，保存的副本应当保留。

而且它必须放在律所掌控的地方，不需要原来的手机也能阅读。

用 Kaption 备份保存这份记录

Kaption 备份会把你的 WhatsApp 聊天保存为一个加密备份文件，放在你选择的文件夹里。它可以在 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中运行，也可以在 Chrome 和 Edge 中通过 Kaption 扩展在 WhatsApp Web 里运行。

• 账号里的所有聊天： 消息、联系人、群组和标签。
• 语音消息转录， 让你能搜索客户说过的话，而不只是打出来的字。
• 已删除的消息。 在备份之后才被删除的消息会保留在备份中，并标记为“已在 WhatsApp 中删除”。
• 付费方案包含文件和媒体： 照片、视频、语音消息和文件。
• 付费方案每小时更新。 Kaption 只添加有变化的内容。所有方案（包括免费版）都可以手动导出包含消息和转录的备份。

备忘、提醒和 AI 摘要不包含在备份中。各方案包含哪些功能，请查看价格。

律所掌控的文件夹，只有你掌握的密码

备份是你选定文件夹里的一个文件。选择律所 Google Drive、OneDrive 或 iCloud Drive 里的文件夹，或者一块外接硬盘，相应的服务会像同步其他文件一样同步它。Kaption 不会登录这些服务，Kaption 的服务器也从不接收这个文件。

文件用你设置的密码锁定（至少 10 个字符）。没有这个密码，任何人都打不开它，包括 Kaption。密码丢了就无法找回，所以请把它存进律所的密码管理器。

找到那句关键的话

打开备份后，它会以只读方式出现在新标签页中，界面和 WhatsApp 类似。你可以：

• 同时搜索所有聊天和所有语音转录，查找名字、金额或日期。
• 筛选群组、含媒体的聊天或含转录的聊天。
• 在包含媒体时，预览文件、照片和语音消息。

文件在你电脑的内存中解密，不会上传任何内容。合伙人可以在另一台装有 Kaption 的电脑上，用密码打开同一份备份，不需要原来的手机。

把单个对话归入案件文件夹

有时你需要把某一位客户的对话单独存成文件。Kaption 的导出聊天可以把一个对话保存为网页（语音消息和媒体可以播放），或者保存为包含转录的 CSV。像其他文件一样，把它存进案件文件夹即可。

Kaption 不作的承诺

保存记录和依赖记录是两回事。

• Kaption 不声称备份或导出的内容会被采纳为证据，也不声称它符合任何职业、法院或数据保护方面的规定。这取决于你执业的地方和具体案件。
• 备份只能查看。它不会把聊天恢复到 WhatsApp。
• 备份只包含它运行期间保存下来的内容。如果手机在第一次备份之前就丢了，其中的对话无法找回。

关于客户沟通记录应当如何保存、保存多久，请查阅你所在律师协会和当地的规定。本文不构成法律意见。

律师事务所的更多指南

• 律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么
• 律师的 WhatsApp 备份：加密、可搜索的客户聊天副本
• 同事带着 WhatsApp 号码离职时，如何保住客户记录
• 律师事务所的 WhatsApp 检查清单

常见问题

客户删除了 WhatsApp 消息，我还能保留吗？

如果这条消息在删除之前已经进入你的 Kaption 备份，可以。它会留在备份里，并标记为“已在 WhatsApp 中删除”。在备份之前就被删除的消息不会保留。

我能搜索客户发来的 WhatsApp 语音消息吗？

可以。语音消息转录是每一份 Kaption 备份的一部分，查看器会把它们和文字消息一起搜索。

Kaption 会保存客户在 WhatsApp 上发来的文件吗？

付费方案的备份包含照片、视频、语音消息和文件。免费版可以导出包含消息和语音转录的备份。

Kaption 备份可以作为证据吗？

Kaption 对此不作任何声称。一份记录能否使用、如何使用，取决于你所在的司法辖区和具体案件。请咨询你的律师协会或查阅当地规定。

Kaption 能读取我们客户的消息吗？

不能。备份用你的密码加密，Kaption 的服务器从不接收文件或密码。