律师事务所的 WhatsApp 检查清单：备份、标签、提醒和访问权限

1. 号码

• 客户联系的是律所拥有的号码， 而不是某个人的私人手机。
• 每位律师都清楚哪个号码用于客户业务。 在 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中，律所号码和私人号码可以并排放置，互不混淆。
• 有专人负责这个号码， 处理人员入职、离职或换手机的情况。

2. 备份

• 在运行律所 WhatsApp 的电脑上开启 Kaption 备份， 使用桌面应用，或 Chrome、Edge 中的 Kaption 扩展。
• 在律所云端硬盘里选择一个文件夹（Google Drive、OneDrive 或 iCloud Drive），或者一块外接硬盘。相应服务会像同步其他文件一样同步这个加密文件。
• 决定备份里需要包含什么。 所有方案都可以导出包含消息和语音转录的备份。付费方案增加每小时备份，以及文件、照片、视频和语音消息。请查看价格。
• 确认它在运行。 浏览器重启后，扩展可能会再次请求文件夹访问权限。请允许，备份才能继续运行。
• 打开一次备份， 搜索一位客户的名字，并确保相关人员知道怎么操作。

记住它的限制：备份只能查看，不能把聊天恢复到 WhatsApp，并且只包含运行期间保存下来的内容。

3. 密码

• 为备份设置一个强密码（至少 10 个字符）。
• 把它存进律所的密码管理器， 不要写在便利贴上，也不要只记在一个人的脑子里。
• 要知道它无法找回。 没有密码，任何人都打不开备份，包括 Kaption。

4. 文件夹权限

• 用云端硬盘自带的共享设置，限制谁能访问备份文件夹。
• 只把密码告诉应该阅读客户聊天的人。
• 有人离职时检查访问权限。 备份留在律所的文件夹里，由律所决定谁保留访问权。

5. 按案件加标签

• 在 WhatsApp Business 上，按案件给每个客户聊天加标签（如“租赁 – Méndez”、“遗产 – Ruiz”）。
• 统一一种命名方式， 让律所里的任何人都能按案件筛选。
• Kaption 备份会保留标签，即使手机丢了，这套结构也还在。

6. 语音消息

• 开启自动转录， 让客户的语音消息以文字形式到达。
• 把重要内容用自己的话写进案件笔记， 并注明消息日期。
• 在依赖名字、日期和数字之前，对照音频核实。

参见把客户的语音消息变成可搜索的案件笔记。

7. 跟进

• 关掉需要回复的聊天之前，先设置提醒： 输入“明天上午 9 点”，Kaption 就会提醒你。
• 定时发送需要在特定时间送达客户的消息，可以一次，也可以重复。
• 暂时搁置还处理不了的聊天，到时它会自动回来。

8. 通话录音

• 决定律所在什么情况下录制客户通话，或者是否录制。 Kaption 可以在桌面应用中，以及通过扩展在 WhatsApp Web 中录制 WhatsApp 通话。参见通话录音。
• 每次都先征得同意。 录音相关法律因国家和地区而异，很多地方要求通话各方都同意。WhatsApp 和 Kaption 都不会通知对方。告知客户并取得同意，是律所的责任。
• 把客户号码设为“仅在我按下录制时”， 这样录音会在对方明确同意之后才开始。

9. AI 助手

• 决定律师是否可以通过 Kaption 的 MCP 连接把 Claude 或 ChatGPT 接入 WhatsApp。 它让助手在 Kaption 打开时搜索聊天和转录，你可以随时关闭。
• 把哪些工具可以接触客户数据写下来。

10. 你们的规定

• 查阅你所在律师协会和当地的规定， 涉及客户沟通、录音、数据保护以及记录需要保存多久。
• 把制度写成文字， 并分享给所有回复客户聊天的人。

Kaption 不声称这些步骤符合任何职业或法律要求。本清单不构成法律意见。

律师事务所的更多指南

• 律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么
• 律师的 WhatsApp 备份：加密、可搜索的客户聊天副本
• 同事带着 WhatsApp 号码离职时，如何保住客户记录
• 律师如何录制与客户的 WhatsApp 通话

常见问题

律所应该用 WhatsApp 联系客户吗？

这由每家律所根据自己的规定决定。如果客户已经在 WhatsApp 上联系你们，一套关于号码、备份和访问权限的清晰制度，有助于让这些对话处在律所的掌控之下。

律所应该把 WhatsApp 备份放在哪里？

放在律所掌控的文件夹里，例如律所 Google Drive、OneDrive 或 iCloud Drive 中的文件夹，并通过律所自己的共享设置限制访问。Kaption 把加密文件写在那里，不会上传到其他任何地方。

Kaption 能在我们办公室的电脑上备份 WhatsApp 吗？

可以，使用 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用，或 Chrome 和 Edge 中的 Kaption 扩展。

我们可以录制与客户的 WhatsApp 通话吗？

Kaption 可以在桌面应用中，以及通过扩展在 WhatsApp Web 中录制 WhatsApp 通话。能否录音取决于你和客户所在的地方。请务必告知通话中的每个人，并在录音前征得同意。