把客户的语音消息变成可搜索的案件笔记：律师的工作流程

第 1 步：读语音，而不是听语音

Kaption 会在 WhatsApp Web（Chrome 和 Edge）以及 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中的每条语音消息上添加转录按钮。文字显示在消息下方，使用录制时的语言。

• 自动转录会自动把新的语音消息转成文字，即使是你还没打开的聊天。
• 逐词跟读。 播放一条云端转录的语音时，每个词都会依次高亮。点击任意词即可跳到那一刻。
• 在装有 macOS 26 的 Mac 上，桌面应用可以在电脑本地转录。如果关闭云端备用，音频不会发送到 Kaption 的服务器。

使用云端转录时，只会发送你选择转录的音频，不包含你的姓名、号码或联系人。文字返回后音频即被删除，也从不用于训练 AI 模型。

语言和方案的详细信息，请看语音消息页面。

第 2 步：为长语音生成摘要

对于很长的语音消息，语音摘要会先给出要点，再显示全文。对于很长的来回对话，聊天摘要会在聊天中直接帮你了解整段对话。

摘要帮你判断该看哪里，但不能代替阅读。当某句话对案件很重要时，请回到转录文本；如果名字或数字不清楚，请播放那一段音频。

第 3 步：用自己的话写进案件笔记

把转录中重要的部分复制到你的案件笔记或案件管理系统里。在旁边注明消息的日期和时间，并在下面写上你自己的总结。措辞重要时，用引号保留客户的原话。

背景噪音、多人同时说话和少见的名字会影响转录准确度。依赖这些内容之前，请对照音频核实。

第 4 步：按案件给聊天加标签

在 WhatsApp Business 上，给每个客户聊天加上案件标签，例如“租赁 – Méndez”或“遗产 – Ruiz”。标签便于按案件筛选聊天，Kaption 也会在备份中保留它们。

第 5 步：几个月后再找到它

找回一条语音消息有三种方法：

1. WhatsApp 的搜索。 使用 Kaption 后，匹配的转录会出现在 WhatsApp 自己的搜索结果里，所以你可以搜索那些只被说出口、从未打成字的词。
2. 你的备份。 Kaption 备份会把语音转录保存在你聊天的加密副本中，放在你选择的文件夹里。查看器可以同时搜索所有聊天和转录，即使没有原来的手机。
3. 你的 AI 助手。 把 Kaption 连接到 Claude 或 ChatGPT，然后提问，例如“找出客户提到第二份合同的那条语音”。在你电脑上的 Kaption 打开时，助手会搜索你的聊天和转录，你也可以随时关闭这个连接。

第 6 步：关掉聊天之前设好跟进

如果这条语音需要回复或需要你提供文件，立刻设置一个提醒：输入“周五上午 10 点”，Kaption 就会提醒你跟进。对于需要在特定时间发给客户的消息，现在写好，然后定时发送。

关于保密

请在律所内部决定哪些工具可以处理客户音频，以及在哪里处理。Kaption 提供了选择：在 Mac 上本地转录并关闭云端备用，或者使用云端转录，文字返回后即删除音频。关于客户数据的处理，请查阅你所在律师协会和当地的规定。本文不构成法律意见。

律师事务所的更多指南

• 律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么
• 律师如何录制与客户的 WhatsApp 通话
• 律师如何完整保存客户的 WhatsApp 消息
• 律师事务所的 WhatsApp 检查清单

常见问题

我能在电脑上转录 WhatsApp 语音消息吗？

可以。Kaption 可以在 Chrome 和 Edge 的 WhatsApp Web 中转录语音消息，也可以在 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中转录。

客户的音频会离开我的电脑吗？

使用云端转录时，你选择的音频会被发送，但不包含你的姓名、号码或联系人，文字返回后即被删除。在装有 macOS 26 的 Mac 上，桌面应用可以本地转录；关闭云端备用后，音频不会发送到 Kaption 的服务器。

我能搜索客户在语音里说过的话吗？

可以。使用 Kaption 后，匹配的转录会出现在 WhatsApp 的搜索中，Kaption 备份查看器也能搜索备份里的所有转录。

语音消息转录会包含在备份中吗？

会。语音消息转录是每一份 Kaption 备份的一部分。

转录准确吗？

通常不错，但背景噪音、多人同时说话和少见的名字会造成错误。任何重要的名字、日期或数字，都请播放音频核实。