同事带着 WhatsApp 号码离职时，律所如何保住客户记录

记录为什么会随人离开

一个 WhatsApp 账号属于一个手机号码。谁拿着 SIM 卡和手机，谁就拿着聊天。WhatsApp 自带的备份存进的是这个人的 iCloud 或 Google Drive。律所没有副本，没有那部手机也无法阅读这些对话。

所以需要尽早回答几个简单的问题：

• 客户是发消息给谁的号码？
• 这些聊天可阅读的副本放在哪里？
• 谁掌握打开它的钥匙？

第 1 步：客户业务使用律所拥有的号码

在可能的情况下，客户应当联系律所掌控的号码，而不是某个人的私人手机。这是一项管理决定，不是软件问题，但它能解决大部分麻烦。

Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用可以把多个 WhatsApp 号码并排放在一起。一位律师可以在同一个应用里使用律所的客户号码和自己的私人号码，两者互不混淆。

第 2 步：在律所文件夹里保存加密副本

Kaption 备份会把 WhatsApp 聊天保存为一个加密备份文件，放在你选择的文件夹里。选择律所 Google Drive、OneDrive 或 iCloud Drive 里的文件夹，相应服务会像同步其他文件一样同步它，而谁能访问它，由律所自己的共享设置决定。

备份包含账号里的所有聊天：消息、联系人、群组、标签和语音消息转录。在备份之后才被删除的消息会留在备份中。付费方案每小时更新一次，并包含照片、视频、语音消息和文件。所有方案都可以手动导出备份。

Kaption 不会登录云端硬盘，Kaption 的服务器也从不接收这个文件。

第 3 步：密码由律所掌握

备份用密码锁定（至少 10 个字符）。没有它，任何人都打不开，包括 Kaption，而且密码无法找回。

因此，密码才是客户记录真正的钥匙。在创建备份时设置密码，并把它存进律所的密码管理器，而不是只记在那位同事的脑子里。如果设置密码的人离职了，而别人都不知道密码，律所就打不开这个文件。

第 4 步：有人离职时

如果备份是按上面的方式设置的，记录就不会随人离开：

• 备份文件留在律所的文件夹里。
• 任何能访问该文件夹并知道密码的人，都可以在另一台电脑上用 Kaption 以只读方式打开并搜索它。
• 查看器会显示备份里的每一个聊天，包括语音消息转录，付费方案还包括文件和媒体。

Kaption 备份只能查看。它不会把聊天转移到新手机或另一个 WhatsApp 账号里。接手的同事可以在备份中阅读历史记录，然后用律所的号码继续跟进客户。

Kaption 无法找回从未备份过的聊天。如果某人在备份建立之前就离开了，副本是不存在的。

律所需要定下来的事

软件解决不了这些问题，请用书面形式定下来：

• 客户可以使用哪些号码，这些号码归谁所有。
• 谁可以打开备份文件夹，谁掌握密码。
• 有人加入或离开时，备份及其访问权限怎么处理。
• 律所号码上如果有私人聊天，如何处理。

关于这些问题的劳动、隐私和职业规定因国家而异。请查阅你所在律师协会和当地的规定，必要时寻求专业意见。本文不构成法律意见。

律师事务所的更多指南

• 律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么
• 律师的 WhatsApp 备份：加密、可搜索的客户聊天副本
• 律师如何完整保存客户的 WhatsApp 消息
• 律师事务所的 WhatsApp 检查清单

常见问题

同事带着手机离职后，我们还能找回客户聊天吗？

只有之前做过备份才行。如果聊天已经用 Kaption 备份到律所文件夹，任何能访问该文件夹并知道密码的人都可以打开并搜索。Kaption 无法找回从未备份过的聊天。

能把备份里的聊天转移到新的 WhatsApp 账号吗？

不能。Kaption 备份只能查看。你可以在电脑上阅读和搜索，但不能把它恢复到 WhatsApp。

谁可以打开备份？

任何能访问该文件夹并知道密码的人。只把密码告诉应该看这些聊天的人。

一个人可以同时使用律所号码和私人号码吗？

可以。Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用可以把多个 WhatsApp 号码并排放在一起。