Müvekkil sesli mesajlarını aranabilir dava notlarına dönüştürmek: avukatlar için bir çalışma düzeni

1. adım: Sesli mesajı dinlemek yerine okuyun

Kaption, WhatsApp Web'deki (Chrome ve Edge) ve Mac ve Windows için Kaption masaüstü uygulamasındaki her sesli mesaja bir yazıya dökme düğmesi ekler. Metin, mesajın altında, kaydedildiği dilde görünür.

• Otomatik yazıya dökme, yeni sesli mesajları kendiliğinden metne çevirir; henüz açmadığınız sohbetlerde bile.
• Kelime kelime takip edin. Bulutta yazıya dökülmüş bir mesaj çalarken her kelime vurgulanır. O ana atlamak için bir kelimeye tıklayın.
• macOS 26 yüklü bir Mac'te masaüstü uygulaması yazıya dökmeyi bilgisayarın kendisinde yapabilir. Buluta geri dönüşü kapatırsanız ses Kaption'ın sunucularına gönderilmez.

Bir mesaj bulutta yazıya döküldüğünde yalnızca seçtiğiniz ses gönderilir; adınız, numaranız veya kişileriniz olmadan. Metin geri geldiğinde ses silinir ve yapay zekâ modellerini eğitmek için asla kullanılmaz.

Diller ve planlarla ilgili ayrıntılar sesli mesajlar sayfasında.

2. adım: Uzun olanları özetleyin

Uzun bir sesli mesaj için sesli mesaj özeti önce ana fikri, sonra tam metni verir. Uzun bir yazışma için sohbet özeti, tüm konuşmayı doğrudan sohbetin içinde özetler.

Özet, nereye bakacağınıza karar vermenize yardım eder. Okumanın yerini tutmaz. Bir cümle dosya için önemliyse transkripte geri dönün; bir isim veya rakam net değilse sesin o kısmını dinleyin.

3. adım: Dava notlarına kendi sözlerinizle aktarın

Transkriptin önemli kısımlarını dava notlarınıza veya dosya yönetim sisteminize kopyalayın. Yanına mesajın tarihini ve saatini not edin ve altına kendi özetinizi yazın. İfadenin önemli olduğu yerlerde müvekkilin sözlerini tırnak içinde aynen bırakın.

Yazıya dökme; arka plan gürültüsü, üst üste konuşma ve alışılmadık isimlerde zorlanır. Bu kısımlara güvenmeden önce onları sesle karşılaştırın.

4. adım: Sohbeti dosyaya göre etiketleyin

WhatsApp Business'ta her müvekkil sohbetine dosya için bir etiket verin; örneğin "Kira – Méndez" veya "Miras – Ruiz". Etiketler sohbetleri dosyaya göre filtrelemeyi kolaylaştırır ve Kaption onları yedeklerinizde tutar.

5. adım: Aylar sonra yeniden bulun

Bir sesli mesaja geri dönmenin üç yolu var:

1. WhatsApp araması. Kaption ile eşleşen transkriptler WhatsApp'ın kendi aramasında görünür; böylece yalnızca sesli söylenmiş kelimeleri de arayabilirsiniz.
2. Yedeğiniz. Kaption Yedeklemeler, sesli mesaj transkriptlerini sohbetlerinizin şifreli bir kopyasında, seçtiğiniz klasörde tutar. Görüntüleyici, asıl telefon olmadan bile tüm sohbetlerde ve transkriptlerde aynı anda arama yapar.
3. Yapay zekâ asistanınız. Kaption'ı Claude veya ChatGPT'ye bağlayın ve örneğin "müvekkilin ikinci sözleşmeden bahsettiği sesli mesajı bul" diye sorun. Asistan, Kaption bilgisayarınızda açıkken sohbetlerinizde ve transkriptlerinizde arama yapar; bağlantıyı istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.

6. adım: Sohbeti kapatmadan takibi ayarlayın

Sesli mesaj bir cevap veya belge gerektiriyorsa hemen bir hatırlatıcı kurun: "cuma saat 10" yazın, Kaption takip etmeniz için size hatırlatır. Müvekkilin belirli bir saatte alması gereken bir mesaj için mesajı şimdi yazın ve zamanlayın.

Gizlilik üzerine bir not

Hangi aracın müvekkil seslerini nerede işleyebileceğine büro olarak karar verin. Kaption size seçenekler sunar: buluta geri dönüşü kapalı olarak Mac'te yazıya dökme ya da metin geri geldiğinde sesi silen bulutta yazıya dökme. Müvekkil verilerinin işlenmesi konusunda baronuzun ve yerel mevzuatın kurallarını kontrol edin. Bu yazı hukuki tavsiye değildir.

Hukuk büroları için daha fazlası

• Avukatlar için WhatsApp: Kaption'ın bir hukuk bürosu için yaptığı her şey
• Avukatlar için WhatsApp arama kaydı
• Müvekkil WhatsApp mesajlarının eksiksiz, aranabilir kaydını tutmak
• Hukuk büroları için WhatsApp kontrol listesi

Sık sorulan sorular

WhatsApp sesli mesajlarını bilgisayarımda yazıya dökebilir miyim?

Evet. Kaption sesli mesajları Chrome ve Edge'de WhatsApp Web'de ve Mac ile Windows için Kaption masaüstü uygulamasında yazıya döker.

Müvekkilin sesi bilgisayarımdan çıkar mı?

Bulutta yazıya dökmede seçtiğiniz ses; adınız, numaranız veya kişileriniz olmadan gönderilir ve metin geri geldiğinde silinir. macOS 26 yüklü bir Mac'te masaüstü uygulaması bilgisayarda yazıya dökebilir; buluta geri dönüş kapalıyken ses Kaption'ın sunucularına gönderilmez.

Müvekkilin sesli mesajda söylediklerinde arama yapabilir miyim?

Evet. Kaption ile eşleşen transkriptler WhatsApp aramasında görünür ve Kaption yedek görüntüleyicisi yedekteki tüm transkriptlerde arama yapar.

Sesli mesaj transkriptleri yedeklere dahil mi?

Evet. Sesli mesaj transkriptleri her Kaption yedeğinin parçasıdır.

Transkriptler ne kadar doğru?

Genellikle iyidir, ama arka plan gürültüsü, üst üste konuşma ve alışılmadık isimler hatalara yol açar. Önemli her isim, tarih veya rakamı kontrol etmek için sesi dinleyin.