Hukuk büroları için WhatsApp kontrol listesi: yedekler, etiketler, hatırlatıcılar ve erişim
Müvekkilleriyle WhatsApp'tan konuşan hukuk büroları için pratik bir kontrol listesi: hangi numara, şifreli yedekler, parola yöneticisi, klasör izinleri, dosya başına etiketler, hatırlatıcılar ve arama kaydı.
Kaption AI·9 Kasım 2026 tarihinde güncellendi
Çoğu hukuk bürosu WhatsApp'ı kendisi seçmedi. Müvekkiller seçti. Artık müvekkil talimatları, belgeler ve sesli mesajlar her gün oraya geliyor ve büronun, hiçbir şey kaybolmasın, gözden kaçmasın ya da yanlış telefonda kalmasın diye birkaç basit alışkanlığa ihtiyacı var.
Bu kontrol listesini kendi büro politikanız için bir başlangıç noktası olarak kullanın. Her madde ne yapılacağını ve Kaption'ın yardımcı olduğu yerlerde nasıl yapılacağını söylüyor.
Kasım 2026'da güncellendi
1. Numara
Müvekkiller birinin kişisel telefonuna değil, büronun sahip olduğu bir numaraya yazar.
İnsanlar büroya katıldığında, ayrıldığında veya telefon değiştirdiğinde numaradan sorumlu biri vardır.
2. Yedekler
Büronun WhatsApp'ının çalıştığı bilgisayarda Kaption Yedeklemeler'i açın; masaüstü uygulamasında ya da Chrome veya Edge'deki Kaption eklentisinde.
Büronun bulut sürücüsünde (Google Drive, OneDrive veya iCloud Drive) ya da harici bir diskte bir klasör seçin. Hizmet, şifreli dosyayı diğer belgeler gibi eşitler.
Yedekte neye ihtiyacınız olduğuna karar verin. Her plan, mesajlar ve sesli mesaj transkriptleriyle bir yedeği dışa aktarabilir. Ücretli planlar saatlik yedekleri ve belgeleri, fotoğrafları, videoları ve sesli mesajları ekler. Bkz. fiyatlandırma.
Çalıştığını kontrol edin. Tarayıcı yeniden başladıktan sonra eklenti klasör erişimi için yeniden izin isteyebilir. Yedekler sürsün diye onaylayın.
Bir yedeği bir kez açın, bir müvekkil adı arayın ve doğru kişilerin bunu nasıl yapacağını bildiğinden emin olun.
Sınırları unutmayın: yedekler salt görüntülemelidir, sohbetleri WhatsApp'a geri yükleyemez ve yalnızca çalıştıkları süre boyunca kaydedilenleri tutar.
3. Parola
Güçlü bir yedek parolası belirleyin (en az 10 karakter).
Onu büronun parola yöneticisinde saklayın; yapışkan notta değil ve yalnızca tek bir kişinin aklında değil.
Kurtarılamayacağını bilin. Kaption dahil hiç kimse bir yedeği parolası olmadan açamaz.
4. Klasör izinleri
Yedek klasörüne kimin erişebileceğini bulut sürücünüzün kendi paylaşım ayarlarıyla sınırlayın.
Parolayı yalnızca müvekkil sohbetlerini okuması gereken kişilerle paylaşın.
Biri ayrıldığında erişimi gözden geçirin. Yedek büronun klasöründe kalır; erişimin kimde kalacağına karar verin.
5. Dosya başına etiketler
WhatsApp Business'ta her müvekkil sohbetini dosyaya göre etiketleyin ("Kira – Méndez", "Miras – Ruiz").
Tek bir adlandırma düzeninde anlaşın; böylece bürodaki herkes dosyaya göre filtreleyebilir.
Etiketler Kaption yedeklerinde tutulur; böylece düzen, kaybolan bir telefondan sonra da korunur.
6. Sesli mesajlar
Otomatik yazıya dökmeyi açın; müvekkil sesli mesajları metin olarak gelsin.
Önemli olanı dava notlarına kendi sözlerinizle, mesajın tarihiyle birlikte aktarın.
İsimleri, tarihleri ve rakamları onlara güvenmeden önce sesle karşılaştırın.
Cevap gerektiren bir sohbeti kapatmadan önce hatırlatıcı kurun: "yarın saat 9" yazın, Kaption size hatırlatsın.
Müvekkilin belirli bir saatte alması gereken mesajları bir kez veya tekrarlı olarak zamanlayın.
Henüz ilgilenemediğiniz sohbetleri erteleyin; kendiliğinden geri gelsinler.
8. Arama kaydı
Büronun müvekkil aramalarını ne zaman kaydedeceğine, kaydedecekse, karar verin. Kaption, WhatsApp aramalarını masaüstü uygulamasında ve eklentiyle WhatsApp Web'de kaydeder. Bkz. arama kaydı.
Her seferinde önce sorun. Kayıt yasaları ülkeye ve eyalete göre değişir ve birçok yerde görüşmedeki herkesin onay vermesi gerekir. Ne WhatsApp ne de Kaption karşı tarafa haber verir. Müvekkilleri bilgilendirmek ve onaylarını almak büronun sorumluluğundadır.
Müvekkil numarası için "Yalnızca Kaydet'e bastığımda" seçeneğini seçin; kayıt açık bir evetten sonra başlasın.
9. Yapay zekâ asistanları
Avukatların Claude veya ChatGPT'yiKaption'ın MCP bağlantısı üzerinden WhatsApp'a bağlayıp bağlayamayacağına karar verin. Bu bağlantı, Kaption açıkken bir asistanın sohbetlerde ve transkriptlerde arama yapmasını sağlar ve istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.
Hangi araçların müvekkil verilerini görebileceğini yazılı hale getirin.
10. Sizin kurallarınız
Müvekkil yazışmaları, kayıt, veri koruma ve kayıtların ne kadar süre saklanması gerektiği konusunda baronuzun ve yerel mevzuatın kurallarını kontrol edin.
Politikayı yazılı hale getirin ve müvekkil sohbetlerini cevaplayan herkesle paylaşın.
Kaption, bu adımların herhangi bir mesleki veya hukuki gerekliliği karşıladığını iddia etmez. Bu kontrol listesi hukuki tavsiye değildir.
Bir hukuk bürosu müvekkilleriyle WhatsApp kullanmalı mı?
Bu, her büronun ve kendi kurallarının vereceği bir karar. Müvekkiller size zaten WhatsApp'tan yazıyorsa numaralar, yedekler ve erişim konusunda net bir politika, bu konuşmaları büronun kontrolünde tutmaya yardım eder.
Bir hukuk bürosu WhatsApp yedeklerini nerede tutmalı?
Büronun yönettiği bir klasörde; örneğin büronun Google Drive, OneDrive veya iCloud Drive alanında, erişimi büronun kendi paylaşım ayarlarıyla sınırlanmış şekilde. Kaption şifreli dosyayı oraya yazar; başka hiçbir yere yüklemez.
Kaption, WhatsApp aramalarını masaüstü uygulamasında ve eklentiyle WhatsApp Web'de kaydedebilir. Kaydedip kaydedemeyeceğiniz, sizin ve müvekkilin nerede olduğunuza bağlıdır. Görüşmedeki herkese her zaman söyleyin ve kaydetmeden önce sorun.
Kaption AI9 Kasım 2026 tarihinde güncellendi