Avukatlar müvekkil WhatsApp mesajlarının eksiksiz, aranabilir kaydını nasıl tutar?

WhatsApp mesajları neden kaybolur?

Bir WhatsApp konuşması tek bir telefonda, tek bir hesapta durur. Günlük işte sorun yoktur. Ama bir dosyanın ömrü boyunca çok şey ters gidebilir:

• Telefon kaybolur, çalınır ya da değişir ve geri yükleme her şeyi getirmez.
• Hesap yasaklanır veya oturum kapanır.
• Müvekkille ilgilenen çalışma arkadaşı numarayla birlikte bürodan ayrılır.
• Müvekkil, gönderdiğine pişman olduğu bir mesajı siler.
• İmzalı sayfanın fotoğrafının 40 sohbetten hangisinde olduğunu kimse hatırlamaz.

WhatsApp'ın iCloud'a veya Google Drive'a aldığı kendi yedeği, sohbetleri bir telefona geri yüklemek için yapılmıştır. Onu bilgisayarda açamaz, WhatsApp dışında içinde arama yapamazsınız. "Sohbeti dışa aktar" her seferinde tek bir konuşmayla, elle çalışır ve tüm müvekkil listesinde nadiren düzenli yapılır.

Eksiksiz bir kayıt neye benzer?

Bir hukuk bürosu için müvekkil WhatsApp mesajlarının işe yarar kaydı dört parçadan oluşur:

1. Yalnızca birinin dışa aktarmayı hatırladıkları değil, tüm sohbetler. Mesajlar, kişiler, gruplar ve etiketler.
2. Konuşulanlar, yazılı olarak. Müvekkiller bir şeyleri sesli mesajla anlatır. Transkriptsiz bir kayıt, söylenenlerin yarısını kaçırır.
3. Dosya olarak gönderilenler. Sözleşme fotoğrafları, PDF'ler, taramalar.
4. Sonradan silinenler. Müvekkil bir mesajı kaydedildikten sonra silerse, kaydedilen kopya onu tutmalıdır.

Ve bu kayıt, büronun yönettiği bir yerde durmalı, asıl telefon olmadan okunabilmelidir.

Bu kaydı Kaption Yedeklemeler ile tutmak

Kaption Yedeklemeler, WhatsApp sohbetlerinizin şifreli tek bir yedek dosyasını seçtiğiniz klasörde tutar. Mac ve Windows için Kaption masaüstü uygulamasında ve Chrome ile Edge için Kaption eklentisiyle WhatsApp Web'de çalışır.

• Hesaptaki tüm sohbetler: mesajlar, kişiler, gruplar ve etiketler.
• Sesli mesaj transkriptleri. Böylece müvekkilin yalnızca yazdıklarında değil, söylediklerinde de arama yapabilirsiniz.
• Silinen mesajlar. Yedeklendikten sonra silinen bir mesaj, "WhatsApp'ta silindi" olarak işaretli şekilde yedekte kalır.
• Ücretli planlarda belgeler ve medya: fotoğraflar, videolar, sesli mesajlar ve belgeler.
• Ücretli planlarda saatlik güncelleme. Kaption yalnızca değişenleri ekler. Ücretsiz dahil her plan, mesajlar ve transkriptlerle bir yedeği elle dışa aktarabilir.

Notlar, hatırlatıcılar ve yapay zekâ özetleri yedeğe dahil değildir. Her planın neleri içerdiği için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Büronun yönettiği bir klasör, yalnızca sizde olan bir parola

Yedek, seçtiğiniz klasördeki bir dosyadır. Büronun Google Drive, OneDrive veya iCloud Drive alanında ya da harici bir diskte bir klasör seçin; o hizmet dosyayı diğer belgeler gibi eşitler. Kaption bu hizmetlere giriş yapmaz ve Kaption'ın sunucuları dosyayı hiç almaz.

Dosya, belirlediğiniz en az 10 karakterlik bir parolayla kilitlenir. Kaption dahil hiç kimse o parola olmadan dosyayı açamaz. Parola kaybolursa kurtarma yoktur; bu yüzden onu büronun parola yöneticisinde saklayın.

Önemli cümleyi bulmak

Yedeği açtığınızda yeni bir sekmede, salt okunur olarak ve WhatsApp'a benzer bir düzende görünür. Şunları yapabilirsiniz:

• Bir isim, bir tutar ya da bir tarih için tüm sohbetlerde ve tüm sesli mesaj transkriptlerinde aynı anda arama.
• Gruplara, medyalı sohbetlere veya transkriptli sohbetlere göre filtreleme.
• Medya dahilse belge, fotoğraf ve sesli mesaj önizleme.

Dosyanın şifresi bilgisayarınızda, bellekte çözülür ve hiçbir şey yüklenmez. Bir ortak, aynı yedeği başka bir bilgisayarda Kaption ve parolayla, asıl telefon olmadan açabilir.

Tek bir konuşmayı dosya klasörüne koymak

Bazen tek bir müvekkil konuşmasına dosya olarak ihtiyacınız olur. Kaption'ın Sohbetleri dışa aktar özelliği bir konuşmayı oynatılabilir sesli mesajlar ve medyayla bir web sayfası olarak ya da transkriptli bir CSV olarak kaydeder. Onu diğer belgeler gibi dosyanın klasörüne kaydedin.

Kaption'ın vaat etmedikleri

Bir kaydı tutmak ile ona dayanmak farklı şeylerdir.

• Kaption, bir yedeğin veya dışa aktarımın delil olarak kabul edildiğini ya da herhangi bir mesleki, yargısal veya veri koruma kuralını karşıladığını iddia etmez. Bu, nerede avukatlık yaptığınıza ve dosyaya bağlıdır.
• Yedekler salt görüntülemelidir. Sohbetleri WhatsApp'a geri yüklemez.
• Bir yedek, yalnızca çalıştığı süre boyunca kaydedilenleri tutar. İlk yedekten önce kaybolan bir telefondaki konuşmayı geri getiremez.

Müvekkil yazışmalarının nasıl ve ne kadar süre saklanması gerektiği konusunda baronuzun ve yerel mevzuatın kurallarını kontrol edin. Bu yazı hukuki tavsiye değildir.

Hukuk büroları için daha fazlası

• Avukatlar için WhatsApp: Kaption'ın bir hukuk bürosu için yaptığı her şey
• Avukatlar için WhatsApp yedekleme: müvekkil sohbetlerinin şifreli, aranabilir kopyası
• Bir avukat WhatsApp numarasıyla bürodan ayrıldığında
• Hukuk büroları için WhatsApp kontrol listesi

Sık sorulan sorular

Müvekkil mesajlarını silerse onları tutabilir miyim?

Mesaj silinmeden önce Kaption yedeğinizdeyse evet. "WhatsApp'ta silindi" olarak işaretli şekilde yedekte kalır. Yedeklenmeden önce silinen bir mesaj tutulmaz.

Müvekkillerden gelen WhatsApp sesli mesajlarında arama yapabilir miyim?

Evet. Sesli mesaj transkriptleri her Kaption yedeğinin parçasıdır ve görüntüleyici onları yazılı mesajlarla birlikte arar.

Kaption müvekkillerin WhatsApp'tan gönderdiği belgeleri tutar mı?

Ücretli planlarda yedek fotoğrafları, videoları, sesli mesajları ve belgeleri içerir. Ücretsiz planda mesajlar ve sesli mesaj transkriptleriyle bir yedeği dışa aktarabilirsiniz.

Bir Kaption yedeği delil olarak kabul edilir mi?

Kaption bu konuda bir iddiada bulunmaz. Bir kaydın kullanılıp kullanılamayacağı ve nasıl kullanılacağı, yargı yerinize ve dosyaya bağlıdır. Baronuza danışın veya yerel kuralları kontrol edin.

Kaption müvekkil mesajlarımızı okuyabilir mi?

Hayır. Yedek sizin parolanızla şifrelenir ve Kaption'ın sunucuları ne dosyayı ne de parolayı alır.