Molti clienti non scrivono più un'email al proprio avvocato e non fissano un appuntamento. Chiamano su WhatsApp, dalla macchina o in pausa dal lavoro, e raccontano tutta la vicenda in venti minuti: date, nomi, cosa ha detto la controparte, cosa hanno firmato. Quando la chiamata finisce, ti resta solo quello che sei riuscito ad annotare mentre ascoltavi.
WhatsApp non ha un tasto per registrare, né sul telefono né sul computer. Questa guida spiega come un avvocato può registrare le chiamate WhatsApp con i clienti, con il loro consenso, avere una trascrizione che indica chi ha detto ogni frase e ritrovare un dettaglio di una chiamata a settimane di distanza, usando Kaption su Mac o PC.
Aggiornato a ottobre 2026
Perché le chiamate dei clienti su WhatsApp vanno perse
Una chiamata con un cliente porta i fatti su cui costruisci la pratica: la data in cui è arrivata una notifica, la cifra chiesta dal locatore, le parole esatte di una conversazione con il datore di lavoro. Su WhatsApp queste chiamate non lasciano traccia: la chat mostra solo che c'è stata una chiamata e quanto è durata.
Prendere appunti mentre ascolti significa ascoltare a metà, e gli appunti scritti a memoria servono a poco quando due persone ricordano la stessa chiamata in modo diverso.
Una registrazione con trascrizione risolve la parte pratica: durante la chiamata ascolti con attenzione, dopo rileggi.
Prima chiedi. Sempre
Prima di parlare di software: le leggi sulla registrazione cambiano da paese a paese e, negli Stati Uniti, da stato a stato. In alcuni luoghi basta che una persona della chiamata sia d'accordo; in molti devono esserlo tutti. In alcuni paesi registrare una conversazione privata senza consenso è un reato. Le regole della tua professione possono aggiungere requisiti propri.
Né WhatsApp né Kaption avvisano l'altra persona che la chiamata viene registrata. Per questo l'abitudine che funziona ovunque è semplice: all'inizio dici che vorresti registrare la chiamata per la pratica, aspetti un sì chiaro e ti fermi se il cliente o chiunque altro dice di no. Un breve messaggio in chat che conferma l'accordo lascia una traccia scritta accanto alla chiamata.
Come registrare una chiamata con un cliente su WhatsApp
Kaption registra le chiamate WhatsApp in due posti: nell'app desktop di Kaption per Mac e Windows e in WhatsApp Web con l'estensione Kaption per Chrome ed Edge.
- Scegli una modalità per il numero di lavoro. In Impostazioni › Registrazione chiamate ogni numero WhatsApp ha la sua impostazione: Ogni chiamata, Solo quando premo Registra oppure Disattivata. Se nell'app desktop tieni affiancati il numero dello studio e quello personale, puoi registrare le chiamate dei clienti sul primo e non registrare mai il secondo. Per i clienti, "Solo quando premo Registra" si adatta all'abitudine descritta sopra: inizi a registrare dopo che il cliente ha accettato.
- Parla come sempre. Durante la registrazione, una barra rossa mostra il tempo trascorso e un pulsante Stop. La prima volta che registri, Kaption ti ricorda di avvisare tutti i partecipanti alla chiamata. Il tuo audio segue il pulsante Muto di WhatsApp.
- Trova il file. Nell'app desktop la registrazione finisce in Download › Kaption Call Recordings come normale file audio
.m4a, con il nome del contatto e l'orario della chiamata. Una nuova registrazione non sovrascrive mai una precedente. Nell'estensione le registrazioni restano nel browser, dove puoi scaricarle o far salvare a Kaption una copia di ognuna in una cartella a tua scelta.
Kaption registra le chiamate vocali e l'audio delle videochiamate. Non registra l'immagine e registra solo chiamate WhatsApp fatte nell'app desktop o in WhatsApp Web con l'estensione: non le normali telefonate né altre app.
Una trascrizione che mostra chi ha detto cosa
Per la pratica conta il testo. Kaption tiene la voce del cliente e la tua su tracce separate e trascrive ciascuna per conto suo, così ogni riga della trascrizione indica chi ha parlato. Vedi subito quale affermazione viene dal cliente e quale domanda viene da te. Le voci rimaste in silenzio vengono saltate.
La trascrizione automatica è disattivata finché non la attivi, quindi puoi anche trascrivere una singola registrazione solo quando ti serve.
Dove avviene la trascrizione conta per molti avvocati:
- Su un Mac con macOS 26, l'app desktop può trascrivere le chiamate sul Mac stesso con il riconoscimento vocale di Apple, quindi l'audio resta sul tuo computer. Kaption Cloud è l'altra opzione.
- Su Windows, le trascrizioni delle chiamate avvengono in Kaption Cloud.
La trascrizione nel cloud dipende dal tuo piano Kaption. L'app desktop funziona sui Mac con Apple silicon e su Windows 10 o 11 a 64 bit, dove è una beta iniziale.
Kaption ti dà la registrazione e la trascrizione. Non scrive un riassunto della chiamata e non trae conclusioni: leggere la trascrizione e decidere cosa conta resta lavoro tuo.
Cerca nelle chiamate passate
Dopo mesi di pratica, la domanda raramente è "di cosa abbiamo parlato il 14?". È "quando il cliente ha nominato per la prima volta il secondo contratto?". La schermata Registrazione chiamate elenca tutte le registrazioni con riproduzione ed eliminazione, e la ricerca copre nomi dei contatti e trascrizioni. La ricerca avviene sul tuo computer.
Poiché ogni file porta il nome del contatto e l'orario, è facile anche archiviarlo a mano: copia il .m4a e il testo della trascrizione nella cartella del cliente, nel sistema che usa il tuo studio.
Una routine per le chiamate con i clienti
- Imposta il numero di lavoro su "Solo quando premo Registra".
- All'inizio di ogni chiamata chiedi al cliente se puoi registrarla per la pratica. Premi Registra solo dopo un sì chiaro.
- Se si aggiunge una terza persona, chiedi di nuovo.
- Dopo la chiamata, trascrivila, leggila e riporta ciò che conta negli appunti della pratica con parole tue.
- Decidi dove stanno le registrazioni e chi nello studio può aprirle, come faresti con qualsiasi altro documento del cliente.
Per la configurazione generale su qualsiasi computer, leggi come registrare le chiamate WhatsApp su Mac e Windows. Per tutto ciò che fa il registratore, vedi la registrazione delle chiamate di Kaption.
Domande frequenti
È legale registrare una chiamata WhatsApp con un cliente?
Dipende da dove vi trovate tu e il cliente. Alcuni luoghi richiedono il consenso di una sola persona, molti quello di tutti, e le regole professionali possono chiedere di più. Kaption non avvisa l'altra persona, quindi avvisa sempre tutti i partecipanti e chiedi prima di registrare. Verifica le regole che ti riguardano prima di fare affidamento su una registrazione.
Il cliente sa che la chiamata viene registrata?
Non da WhatsApp né da Kaption: nessuno dei due invia avvisi. Devi dirglielo tu, all'inizio della chiamata.
Posso registrare le chiamate WhatsApp dal telefono?
No. Kaption registra le chiamate WhatsApp fatte nell'app desktop di Kaption su Mac o PC Windows, oppure in WhatsApp Web con l'estensione Kaption in Chrome o Edge. Non registra le chiamate sul telefono né le normali telefonate.
La trascrizione può restare sul mio computer?
Sì, su un Mac con macOS 26 usando l'app desktop: la trascrizione può avvenire sul Mac con il riconoscimento vocale di Apple, quindi l'audio non viene inviato da nessuna parte per essere trascritto. Su Windows, le trascrizioni avvengono in Kaption Cloud.
Kaption mi fa un riassunto della chiamata?
No. Kaption salva la registrazione e trascrive ogni voce per farti leggere chi ha detto cosa. Non produce riassunti delle chiamate.
