Una checklist WhatsApp per studi legali: backup, etichette, promemoria e accessi
Una checklist pratica per studi legali che parlano con i clienti su WhatsApp: di chi è il numero, backup cifrati, password manager, permessi sulle cartelle, etichette per pratica, promemoria e registrazione delle chiamate.
Kaption AI·Aggiornato il 9 novembre 2026
La maggior parte degli studi legali non ha scelto WhatsApp. L'hanno scelto i clienti. Ora istruzioni, documenti e vocali arrivano lì ogni giorno, e allo studio servono poche abitudini semplici perché niente vada perso, dimenticato o finisca sul telefono sbagliato.
Usa questa checklist come base per la tua policy interna. Ogni punto dice cosa fare e, dove Kaption aiuta, come.
Aggiornato a novembre 2026
1. Il numero
I clienti scrivono a un numero dello studio, non al telefono personale di qualcuno.
Ogni avvocato sa quale numero è per i clienti. Nell'app desktop Kaption per Mac e Windows, il numero dello studio e un numero personale possono stare uno accanto all'altro, separati.
Qualcuno è responsabile del numero quando le persone entrano, escono o cambiano telefono.
2. Backup
Attiva Kaption Backups sul computer dove gira il WhatsApp dello studio, nell'app desktop o nell'estensione Kaption per Chrome o Edge.
Scegli una cartella dentro il cloud drive dello studio (Google Drive, OneDrive o iCloud Drive) o un disco esterno. Il servizio sincronizza il file cifrato come qualsiasi altro documento.
Decidi cosa ti serve nel backup. Ogni piano può esportare un backup con messaggi e trascrizioni dei vocali. I piani a pagamento aggiungono backup ogni ora e documenti, foto, video e vocali. Vedi i prezzi.
Controlla che funzioni. Dopo un riavvio del browser, l'estensione può chiederti di nuovo il permesso di accedere alla cartella. Accetta, così i backup continuano.
Apri un backup almeno una volta, cerca il nome di un cliente e assicurati che le persone giuste sappiano come fare.
Ricorda i limiti: i backup sono in sola lettura, non ripristinano le chat in WhatsApp e contengono solo ciò che è stato salvato mentre erano attivi.
3. La password
Imposta una password del backup robusta (almeno 10 caratteri).
Salvala nel password manager dello studio, non su un post-it e non solo nella testa di una persona.
Sappi che non si può recuperare. Nessuno, nemmeno Kaption, può aprire un backup senza la sua password.
4. Permessi sulle cartelle
Limita chi può raggiungere la cartella dei backup con le impostazioni di condivisione del tuo cloud drive.
Condividi la password solo con chi deve leggere le chat dei clienti.
Rivedi gli accessi quando qualcuno se ne va. Il backup resta nella cartella dello studio; decidete chi mantiene l'accesso.
5. Etichette per pratica
Su WhatsApp Business, etichetta ogni chat con un cliente per pratica ("Locazione – Méndez", "Successione – Ruiz").
Concordate un unico schema di nomi così chiunque nello studio può filtrare per pratica.
Le etichette sono conservate nei backup Kaption, quindi la struttura sopravvive a un telefono perso.
6. Vocali
Attiva la trascrizione automatica così i vocali dei clienti arrivano come testo.
Copia quello che conta nelle note di pratica, con parole tue, con la data del messaggio.
Controlla nomi, date e numeri con l'audio prima di farci affidamento.
Imposta un promemoria prima di chiudere una chat che richiede una risposta: scrivi "domani alle 9" e Kaption te lo ricorda.
Programma i messaggi che il cliente deve ricevere a un'ora precisa, una volta o a ripetizione.
Posticipa le chat che non puoi ancora gestire, così tornano da sole.
8. Registrazione delle chiamate
Decidete quando lo studio registra le chiamate con i clienti, se mai. Kaption registra le chiamate WhatsApp nell'app desktop e in WhatsApp Web con l'estensione. Vedi registrazione delle chiamate.
Chiedi prima, ogni volta. Le leggi sulla registrazione cambiano da paese a paese, e in molti posti serve il consenso di tutti i partecipanti. Né WhatsApp né Kaption avvisano l'altra persona. Lo studio è responsabile di informare i clienti e ottenere il consenso.
Scegli "Solo quando premo Registra" per il numero dei clienti, così la registrazione parte dopo un sì chiaro.
9. Assistenti IA
Decidete se gli avvocati possono collegare Claude o ChatGPT a WhatsApp tramite il collegamento MCP di Kaption. Permette a un assistente di cercare nelle chat e nelle trascrizioni mentre Kaption è aperto, e puoi disattivarlo in qualsiasi momento.
Mettete per iscritto quali strumenti possono vedere i dati dei clienti.
10. Le vostre regole
Verifica le regole del tuo Ordine e le norme locali su comunicazioni con i clienti, registrazioni, protezione dei dati e per quanto tempo vanno conservati gli atti.
Mettete la policy per iscritto e condividetela con chiunque risponda alle chat dei clienti.
Kaption non afferma che questi passi rispettino alcun requisito professionale o legale. Questa checklist non è una consulenza legale.
Uno studio legale dovrebbe usare WhatsApp con i clienti?
È una decisione di ogni studio e delle sue regole. Se i clienti vi scrivono già su WhatsApp, una policy chiara su numeri, backup e accessi aiuta a tenere quelle conversazioni sotto il controllo dello studio.
Dove dovrebbe tenere i backup WhatsApp uno studio legale?
In una cartella che controlla lo studio, per esempio dentro il Google Drive, OneDrive o iCloud Drive dello studio, con l'accesso limitato dalle impostazioni di condivisione dello studio. Kaption scrive lì il file cifrato; non lo carica da nessun'altra parte.
Kaption può fare il backup di WhatsApp sui computer dello studio?
Sì, con l'app desktop Kaption per Mac e Windows, o con l'estensione Kaption per Chrome ed Edge.
Possiamo registrare le chiamate WhatsApp con i clienti?
Kaption può registrare le chiamate WhatsApp nell'app desktop e in WhatsApp Web con l'estensione. Se puoi registrare dipende da dove vi trovate tu e il cliente. Avvisa sempre tutti i partecipanti e chiedi prima di registrare.
Kaption AIAggiornato il 9 novembre 2026