Quando un collaboratore lascia lo studio con il numero WhatsApp: come proteggere lo storico dei clienti
Se le chat dei clienti vivono sul telefono di una persona, possono uscire dalla porta con lei. Come uno studio legale tiene una copia dello storico WhatsApp dei clienti che controlla, prima che qualcuno se ne vada.
Kaption AI·Aggiornato il 9 novembre 2026
Un collaboratore segue per due anni un cliente di diritto di famiglia, quasi tutto su WhatsApp. Poi passa a un altro studio. Il numero era sul suo telefono. Lo storico del cliente è andato via con lui: le date, i vocali sugli orari dei figli, le foto dell'accordo.
Succede in studi di ogni dimensione, con collaboratori, praticanti e segretarie. Questa guida spiega come tenere una copia dello storico WhatsApp dei clienti che resta allo studio. Il momento di farlo è prima che qualcuno se ne vada.
Aggiornato a novembre 2026
Perché lo storico se ne va con la persona
Un account WhatsApp appartiene a un numero di telefono. Chi ha la SIM e il telefono ha le chat. Il backup di WhatsApp finisce nell'iCloud o nel Google Drive di quella persona. Lo studio non ha nessuna copia e nessun modo di leggere le conversazioni senza il telefono.
Quindi le domande a cui rispondere presto sono semplici:
A quale numero scrivono i clienti?
Dove sta una copia leggibile di quelle chat?
Chi ha la chiave per aprirla?
Passo 1: il lavoro con i clienti su un numero dello studio
Dove possibile, i clienti dovrebbero scrivere a un numero che controlla lo studio, non al telefono personale di qualcuno. È una decisione organizzativa, non tecnica, e fa la maggior parte del lavoro.
L'app desktop Kaption per Mac e Windows può tenere più numeri WhatsApp uno accanto all'altro. Un collaboratore può avere il numero dello studio per i clienti e il suo numero personale nella stessa app, tenuti separati.
Passo 2: una copia cifrata in una cartella dello studio
Kaption Backups tiene un unico file di backup cifrato delle chat WhatsApp in una cartella che scegli tu. Scegli una cartella nel Google Drive, OneDrive o iCloud Drive dello studio. Quel servizio sincronizza il file come qualsiasi altro documento, e le impostazioni di condivisione dello studio decidono chi può raggiungerlo.
Il backup include tutte le chat dell'account: messaggi, contatti, gruppi, etichette e trascrizioni dei vocali. I messaggi eliminati dopo essere entrati nel backup restano nel backup. Nei piani a pagamento si aggiorna ogni ora e include foto, video, vocali e documenti. Con ogni piano puoi esportare un backup a mano.
Kaption non accede al cloud drive, e i server di Kaption non ricevono mai il file.
Passo 3: la password la tiene lo studio
Il backup è bloccato con una password (almeno 10 caratteri). Nessuno, nemmeno Kaption, può aprirlo senza, e non si può recuperare.
Per questo la password è la vera chiave dello storico dei clienti. Impostala quando crei il backup e salvala nel password manager dello studio, non solo nella testa del collaboratore. Se chi l'ha impostata se ne va e nessun altro la conosce, lo studio non può aprire il file.
Passo 4: quando qualcuno se ne va
Se il backup è stato impostato così, lo storico non se ne va con lui:
Il file di backup resta nella cartella dello studio.
Chiunque abbia accesso alla cartella e la password può aprirlo in Kaption su un altro computer, in sola lettura, e cercarci dentro.
Il visualizzatore mostra tutte le chat del backup, con le trascrizioni dei vocali e, nei piani a pagamento, documenti e media.
I backup Kaption sono in sola lettura. Non spostano le chat su un nuovo telefono o su un altro account WhatsApp. Per seguire il cliente, chi subentra legge lo storico nel backup e continua la conversazione dal numero dello studio.
Kaption non può recuperare chat di cui non è mai stato fatto il backup. Se una persona se n'è andata prima che esistesse un backup, la copia non c'è.
Cosa decidere come studio
Il software non risolve queste domande, quindi mettetele per iscritto:
Quali numeri possono usare i clienti, e di chi sono.
Chi può aprire la cartella dei backup, e chi conosce la password.
Cosa succede al backup e agli accessi quando qualcuno entra o esce.
Quali chat personali, se ce ne sono, stanno su un numero dello studio, e come le gestite.
Le regole di lavoro, privacy e deontologia su questi punti cambiano da paese a paese. Verifica le regole del tuo Ordine e le norme locali, e fatti consigliare dove serve. Questo articolo non è una consulenza legale.
Possiamo recuperare le chat dei clienti dopo che un collaboratore se ne va con il telefono?
Solo se prima è stato fatto un backup. Se le chat sono state salvate con Kaption in una cartella dello studio, chiunque abbia la cartella e la password può aprirle e cercarci dentro. Kaption non può recuperare chat di cui non è mai stato fatto il backup.
Possiamo spostare le chat dal backup su un nuovo account WhatsApp?
No. I backup Kaption sono in sola lettura. Puoi leggerli e cercarci dentro su un computer, ma non ripristinarli in WhatsApp.
Chi può aprire il backup?
Chiunque possa raggiungere la cartella e conosca la password. Condividi la password solo con chi deve vedere le chat.
Una persona può usare il numero dello studio e un numero personale?
Sì. L'app desktop Kaption per Mac e Windows tiene più numeri WhatsApp uno accanto all'altro.
