Come un avvocato può conservare un archivio completo e ricercabile dei messaggi WhatsApp dei clienti

Perché i messaggi WhatsApp si perdono

Una conversazione WhatsApp vive su un solo telefono, sotto un solo account. Nel lavoro di tutti i giorni va bene. Nell'arco di una pratica, però, molte cose possono andare storte:

• Il telefono si perde, viene rubato o sostituito, e il ripristino non riporta tutto.
• L'account viene bloccato o disconnesso.
• Il collega che seguiva il cliente lascia lo studio con il numero.
• Il cliente elimina un messaggio che si è pentito di aver mandato.
• Nessuno ricorda quale delle 40 chat conteneva la foto della pagina firmata.

Il backup di WhatsApp su iCloud o Google Drive serve a ripristinare le chat su un telefono. Non puoi aprirlo su un computer e non puoi cercarci dentro fuori da WhatsApp. "Esporta chat" funziona una conversazione alla volta, a mano, e raramente viene fatto con costanza su tutti i clienti.

Com'è fatto un archivio completo

Per uno studio legale, un archivio utile dei messaggi WhatsApp dei clienti ha quattro parti:

1. Tutte le chat, non solo quelle che qualcuno si è ricordato di esportare. Messaggi, contatti, gruppi ed etichette.
2. La parte parlata, per iscritto. I clienti spiegano le cose nei vocali. Un archivio senza trascrizioni perde metà di quello che è stato detto.
3. Quello che è arrivato come file. Foto di contratti, PDF, scansioni.
4. Quello che è stato eliminato dopo. Se un cliente elimina un messaggio dopo che è stato salvato, la copia salvata deve conservarlo.

E deve stare in un posto che controlla lo studio, leggibile senza il telefono originale.

Tenere quell'archivio con Kaption Backups

Kaption Backups tiene un unico file di backup cifrato delle tue chat WhatsApp in una cartella che scegli tu. Funziona nell'app desktop Kaption per Mac e Windows e in WhatsApp Web con l'estensione Kaption per Chrome ed Edge.

• Tutte le chat dell'account: messaggi, contatti, gruppi ed etichette.
• Trascrizioni dei vocali, così puoi cercare cosa ha detto un cliente, non solo cosa ha scritto.
• Messaggi eliminati. Un messaggio eliminato dopo essere entrato nel backup resta nel backup, segnato come "Eliminato in WhatsApp".
• Documenti e media nei piani a pagamento: foto, video, vocali e documenti.
• Aggiornamenti ogni ora nei piani a pagamento. Kaption aggiunge solo quello che è cambiato. Ogni piano, compreso Free, può esportare un backup a mano con messaggi e trascrizioni.

Note, promemoria e riassunti IA non fanno parte del backup. Guarda i prezzi per sapere cosa include ogni piano.

Una cartella che controlla lo studio, una password che hai solo tu

Il backup è un file in una cartella che scegli tu. Scegline una dentro il Google Drive, OneDrive o iCloud Drive dello studio, o un disco esterno, e quel servizio sincronizza il file come qualsiasi altro documento. Kaption non accede a quei servizi, e i server di Kaption non ricevono mai il file.

Il file è bloccato con una password che imposti tu (almeno 10 caratteri). Nessuno, nemmeno Kaption, può aprirlo senza quella password. Se la perdi non c'è modo di recuperarla, quindi tienila nel password manager dello studio.

Trovare la frase che conta

Apri il backup e compare in sola lettura in una nuova scheda, organizzato come WhatsApp. Puoi:

• Cercare in tutte le chat e in tutte le trascrizioni dei vocali insieme, per un nome, un importo o una data.
• Filtrare per gruppi, chat con media o chat con trascrizioni.
• Vedere l'anteprima di documenti, foto e vocali, quando i media sono inclusi.

Il file viene decifrato in memoria sul tuo computer e non viene caricato nulla. Un socio può aprire lo stesso backup su un altro computer con Kaption e la password, senza il telefono originale.

Archiviare una conversazione nel fascicolo

A volte serve una sola conversazione con un cliente come file. Esporta chat di Kaption salva una conversazione come pagina web con vocali e media riproducibili, oppure come CSV con le trascrizioni. Salvala nella cartella della pratica come qualsiasi altro documento.

Cosa Kaption non promette

Conservare un archivio e farci affidamento sono due cose diverse.

• Kaption non afferma che un backup o un'esportazione sia accettato come prova, né che rispetti regole professionali, processuali o sulla protezione dei dati. Dipende da dove eserciti e dalla pratica.
• I backup sono in sola lettura. Non ripristinano le chat in WhatsApp.
• Un backup contiene solo ciò che è stato salvato mentre era attivo. Non può riportare una conversazione da un telefono perso prima del primo backup.

Verifica le regole del tuo Ordine e le norme locali su come conservare le comunicazioni con i clienti, e per quanto tempo. Questo articolo non è una consulenza legale.

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Domande frequenti

Posso conservare i messaggi WhatsApp di un cliente se li elimina?

Se il messaggio era nel tuo backup Kaption prima di essere eliminato, sì. Resta nel backup, segnato come "Eliminato in WhatsApp". Un messaggio eliminato prima del backup non viene conservato.

Posso cercare nei vocali WhatsApp dei clienti?

Sì. Le trascrizioni dei vocali fanno parte di ogni backup Kaption, e il visualizzatore le cerca insieme ai messaggi scritti.

Kaption conserva i documenti che i clienti mandano su WhatsApp?

Nei piani a pagamento il backup include foto, video, vocali e documenti. Con Free puoi esportare un backup con messaggi e trascrizioni dei vocali.

Un backup Kaption è ammissibile come prova?

Kaption non afferma nulla in merito. Se e come un archivio può essere usato dipende dall'ordinamento e dalla pratica. Chiedi al tuo Ordine o verifica le norme locali.

Kaption può leggere i messaggi dei nostri clienti?

No. Il backup è cifrato con la tua password, e i server di Kaption non ricevono mai il file né la password.