Beaucoup de clients n'écrivent plus d'e-mail à leur avocat et ne prennent plus rendez-vous. Ils appellent sur WhatsApp, depuis la voiture ou entre deux services, et racontent tout le dossier en vingt minutes : dates, noms, ce qu'a dit la partie adverse, ce qu'ils ont signé. Quand l'appel se termine, il ne vous reste que ce que vous avez réussi à noter en écoutant.
WhatsApp n'a pas de bouton d'enregistrement, ni sur le téléphone ni sur l'ordinateur. Ce guide explique comment un avocat peut enregistrer ses appels WhatsApp avec ses clients, avec leur accord, obtenir une transcription qui indique qui a dit chaque phrase et retrouver un détail d'un appel des semaines plus tard, avec Kaption sur Mac ou PC.
Mis à jour en octobre 2026
Pourquoi les appels clients sur WhatsApp se perdent
Un appel avec un client apporte les faits sur lesquels vous construisez le dossier : la date de réception d'une mise en demeure, le montant réclamé par un bailleur, les mots exacts d'une conversation avec un employeur. Sur WhatsApp, ces appels ne laissent aucune trace : la discussion indique qu'un appel a eu lieu et combien de temps il a duré, rien de plus.
Prendre des notes en écoutant, c'est écouter à moitié, et des notes écrites de mémoire pèsent peu quand deux personnes se souviennent différemment du même appel.
Un enregistrement avec transcription règle la partie pratique : vous écoutez vraiment pendant l'appel et vous relisez ensuite.
Demander d'abord, à chaque fois
Avant de parler logiciel : les lois sur l'enregistrement varient selon les pays et, aux États-Unis, selon les États. Dans certains endroits, l'accord d'une seule personne présente sur l'appel suffit ; dans beaucoup d'autres, il faut celui de tout le monde. Dans certains pays, enregistrer une conversation privée sans consentement est une infraction pénale. Vos règles professionnelles peuvent ajouter leurs propres exigences.
Ni WhatsApp ni Kaption ne préviennent l'autre personne que l'appel est enregistré. L'habitude qui fonctionne partout est donc simple : au début de l'appel, dites que vous aimeriez l'enregistrer pour le dossier, attendez un oui clair et arrêtez si le client ou quiconque sur l'appel refuse. Un court message dans la discussion pour confirmer l'accord laisse une trace écrite à côté de l'appel.
Kaption enregistre les appels WhatsApp à deux endroits : dans l'application de bureau Kaption pour Mac et Windows, et dans WhatsApp Web avec l'extension Kaption pour Chrome et Edge.
- Choisissez un mode d'enregistrement pour votre numéro professionnel. Dans Paramètres › Enregistrement des appels, chaque numéro WhatsApp a son propre réglage : Tous les appels, Seulement quand j'appuie sur Enregistrer ou Désactivé. Si vous utilisez côte à côte un numéro du cabinet et un numéro personnel dans l'application de bureau, vous pouvez enregistrer les appels clients sur l'un et jamais sur l'autre. Pour les clients, « Seulement quand j'appuie sur Enregistrer » correspond à l'habitude ci-dessus : vous lancez l'enregistrement après l'accord du client.
- Parlez normalement. Pendant l'enregistrement, une barre rouge affiche la durée écoulée et un bouton Stop. La première fois que vous enregistrez, Kaption vous rappelle de prévenir tout le monde sur l'appel. Votre voix suit le bouton Muet de WhatsApp.
- Retrouvez le fichier. Dans l'application de bureau, l'enregistrement va dans Téléchargements › Kaption Call Recordings sous forme de fichier audio
.m4a standard, nommé d'après le contact et l'heure de l'appel. Un nouvel enregistrement n'écrase jamais un ancien. Dans l'extension, les enregistrements restent dans votre navigateur, où vous pouvez les télécharger ou demander à Kaption d'en enregistrer une copie dans un dossier de votre choix.
Kaption enregistre les appels vocaux et le son des appels vidéo. Il n'enregistre pas l'image, et seulement les appels WhatsApp passés dans l'application de bureau ou dans WhatsApp Web avec l'extension : ni les appels téléphoniques classiques, ni les autres applications.
Une transcription qui montre qui a dit quoi
Pour le dossier, c'est le texte qui compte. Kaption garde la voix du client et la vôtre sur des pistes séparées et transcrit chacune à part, si bien que chaque ligne de la transcription indique qui a parlé. Vous voyez d'un coup d'œil quelle affirmation vient du client et quelle question vient de vous. Les voix restées silencieuses sont ignorées.
La transcription automatique est désactivée tant que vous ne l'activez pas : vous pouvez aussi transcrire un seul enregistrement quand vous en avez besoin.
L'endroit où se fait la transcription compte pour beaucoup d'avocats :
- Sur un Mac avec macOS 26, l'application de bureau peut transcrire les appels sur le Mac lui-même avec la reconnaissance vocale d'Apple : l'audio reste sur votre ordinateur. Kaption Cloud est l'autre option.
- Sous Windows, les transcriptions d'appels se font dans Kaption Cloud.
La transcription dans le cloud dépend de votre formule Kaption. L'application de bureau fonctionne sur les Mac Apple silicon et sous Windows 10 ou 11 en 64 bits, où elle est en bêta.
Kaption vous donne l'enregistrement et la transcription. Il ne rédige pas de résumé de l'appel et n'en tire aucune conclusion : lire la transcription et décider de ce qui compte reste votre travail.
Chercher dans les anciens appels
Après des mois de procédure, la question est rarement « de quoi avons-nous parlé le 14 ? ». C'est plutôt « quand le client a-t-il mentionné le second contrat pour la première fois ? ». L'écran Enregistrement des appels liste tous les enregistrements, avec lecture et suppression, et la recherche porte sur les noms des contacts et les transcriptions. La recherche se fait sur votre ordinateur.
Comme chaque fichier porte le nom du contact et l'heure, il est aussi facile de les classer à la main : copiez le .m4a et le texte de la transcription dans le dossier du client, dans l'outil qu'utilise votre cabinet.
Une routine qui marche pour les appels clients
- Réglez votre numéro professionnel sur « Seulement quand j'appuie sur Enregistrer ».
- Au début de chaque appel, demandez au client si vous pouvez l'enregistrer pour le dossier. Appuyez sur Enregistrer seulement après un oui clair.
- Si une troisième personne rejoint l'appel, redemandez.
- Après l'appel, transcrivez-le, lisez-le et reportez l'essentiel dans vos notes de dossier, avec vos propres mots.
- Décidez où vivent les enregistrements et qui au cabinet peut les ouvrir, comme pour n'importe quel autre document client.
Pour la configuration générale sur n'importe quel ordinateur, lisez comment enregistrer un appel WhatsApp sur Mac et Windows. Pour tout ce que fait l'enregistreur, voyez l'enregistrement des appels Kaption.
FAQ
Est-il légal d'enregistrer un appel WhatsApp avec un client ?
Cela dépend de l'endroit où vous et votre client vous trouvez. Certains endroits exigent le consentement d'une seule personne, beaucoup celui de tous, et les règles professionnelles peuvent demander davantage. Kaption ne prévient pas l'autre personne : prévenez toujours tout le monde sur l'appel et demandez avant d'enregistrer. Vérifiez les règles qui s'appliquent à vous avant de vous appuyer sur un enregistrement.
Le client sait-il que l'appel est enregistré ?
Pas par WhatsApp ni par Kaption : aucun des deux n'envoie d'avertissement. C'est à vous de le lui dire, au début de l'appel.
Puis-je enregistrer des appels WhatsApp depuis mon téléphone ?
Non. Kaption enregistre les appels WhatsApp passés dans l'application de bureau Kaption sur un Mac ou un PC Windows, ou dans WhatsApp Web avec l'extension Kaption dans Chrome ou Edge. Il n'enregistre ni les appels sur votre téléphone ni les appels téléphoniques classiques.
La transcription peut-elle rester sur mon ordinateur ?
Oui, sur un Mac avec macOS 26 et l'application de bureau : la transcription peut se faire sur le Mac avec la reconnaissance vocale d'Apple, donc l'audio n'est envoyé nulle part pour être transcrit. Sous Windows, les transcriptions se font dans Kaption Cloud.
Kaption me fait-il un résumé de l'appel ?
Non. Kaption enregistre l'appel et transcrit chaque voix pour que vous lisiez qui a dit quoi. Il ne produit pas de résumé d'appel.
