Checklist WhatsApp pour cabinets d'avocats : sauvegardes, étiquettes, rappels et accès
Une checklist pratique pour les cabinets d'avocats qui échangent avec leurs clients sur WhatsApp : numéro, sauvegardes chiffrées, gestionnaire de mots de passe, accès au dossier, étiquettes, rappels et enregistrement d'appels.
Kaption AI·Mis à jour le 9 novembre 2026
La plupart des cabinets d'avocats n'ont pas choisi WhatsApp. Ce sont les clients qui l'ont choisi. Instructions, documents et messages vocaux y arrivent désormais tous les jours, et le cabinet a besoin de quelques habitudes simples pour que rien ne se perde, ne soit oublié ou ne reste sur le mauvais téléphone.
Utilisez cette checklist comme point de départ de votre propre règlement interne. Chaque point dit quoi faire et, quand Kaption aide, comment.
Mis à jour en novembre 2026
1. Le numéro
Les clients écrivent à un numéro qui appartient au cabinet, pas au téléphone personnel de quelqu'un.
Chaque avocat sait quel numéro sert au travail client. Dans l'application de bureau Kaption pour Mac et Windows, le numéro du cabinet et un numéro personnel peuvent être côte à côte, bien séparés.
Quelqu'un est responsable du numéro quand des personnes arrivent, partent ou changent de téléphone.
2. Les sauvegardes
Activez Kaption Backups sur l'ordinateur où tourne le WhatsApp du cabinet, dans l'application de bureau ou dans l'extension Kaption pour Chrome ou Edge.
Choisissez un dossier dans le stockage en ligne du cabinet (Google Drive, OneDrive ou iCloud Drive) ou sur un disque externe. Le service synchronise le fichier chiffré comme n'importe quel document.
Décidez de ce qu'il vous faut dans la sauvegarde. Tous les forfaits peuvent exporter une sauvegarde avec les messages et les transcriptions des messages vocaux. Les forfaits payants ajoutent les sauvegardes horaires et les documents, photos, vidéos et messages vocaux. Voir les tarifs.
Vérifiez qu'elle tourne. Après un redémarrage du navigateur, l'extension peut redemander l'accès au dossier. Acceptez pour que les sauvegardes continuent.
Ouvrez une sauvegarde une fois, cherchez le nom d'un client, et assurez-vous que les bonnes personnes savent le faire.
Gardez les limites en tête : les sauvegardes sont en lecture seule, elles ne restaurent pas les discussions dans WhatsApp, et elles ne contiennent que ce qui a été enregistré pendant qu'elles tournaient.
3. Le mot de passe
Définissez un mot de passe de sauvegarde solide (au moins 10 caractères).
Rangez-le dans le gestionnaire de mots de passe du cabinet, pas sur un post-it et pas seulement dans la tête d'une seule personne.
Sachez qu'il ne peut pas être récupéré. Personne, pas même Kaption, ne peut ouvrir une sauvegarde sans son mot de passe.
4. Les accès au dossier
Limitez qui peut accéder au dossier de sauvegarde avec les réglages de partage de votre stockage en ligne.
Ne communiquez le mot de passe qu'aux personnes qui doivent lire les discussions des clients.
Revoyez les accès quand quelqu'un part. La sauvegarde reste dans le dossier du cabinet ; décidez qui garde l'accès.
5. Une étiquette par dossier
Sur WhatsApp Business, étiquetez chaque discussion client par dossier (« Bail – Méndez », « Succession – Ruiz »).
Mettez-vous d'accord sur une seule façon de nommer pour que tout le cabinet puisse filtrer par dossier.
Les étiquettes sont conservées dans les sauvegardes Kaption : l'organisation survit à un téléphone perdu.
6. Les messages vocaux
Activez la transcription automatique pour que les messages vocaux des clients arrivent en texte.
Reportez l'essentiel dans les notes du dossier, avec vos mots et la date du message.
Vérifiez les noms, dates et chiffres avec l'audio avant de vous y fier.
Créez un rappel avant de fermer une discussion qui attend une réponse : tapez « demain à 9 h » et Kaption vous le rappelle.
Programmez les messages que le client doit recevoir à une heure précise, une fois ou de façon répétée.
Mettez en veille les discussions que vous ne pouvez pas traiter tout de suite : elles reviennent d'elles-mêmes.
8. L'enregistrement des appels
Décidez si et quand le cabinet enregistre les appels clients. Kaption enregistre les appels WhatsApp dans l'application de bureau et dans WhatsApp Web avec l'extension. Voir l'enregistrement d'appels.
Demandez d'abord, à chaque fois. Les lois sur l'enregistrement varient selon les pays et les États, et beaucoup exigent l'accord de toutes les personnes en ligne. Ni WhatsApp ni Kaption ne préviennent l'autre personne. C'est au cabinet d'informer les clients et d'obtenir leur consentement.
Choisissez « Seulement quand j'appuie sur Enregistrer » pour le numéro client, afin que l'enregistrement commence après un oui clair.
9. Les assistants IA
Décidez si les avocats peuvent connecter Claude ou ChatGPT à WhatsApp via la connexion MCP de Kaption. Elle permet à un assistant de chercher dans les discussions et les transcriptions tant que Kaption est ouvert, et vous pouvez la couper à tout moment.
Notez par écrit quels outils peuvent voir les données des clients.
10. Vos règles
Vérifiez les règles de votre barreau et les règles locales sur les échanges avec les clients, l'enregistrement, la protection des données et la durée de conservation.
Mettez la politique par écrit et partagez-la avec toutes les personnes qui répondent aux clients.
Kaption n'affirme pas que ces étapes satisfont une quelconque exigence professionnelle ou légale. Cette checklist n'est pas un conseil juridique.
Un cabinet d'avocats doit-il utiliser WhatsApp avec ses clients ?
C'est une décision propre à chaque cabinet et à ses règles. Si vos clients vous écrivent déjà sur WhatsApp, une politique claire sur les numéros, les sauvegardes et les accès aide à garder ces échanges sous le contrôle du cabinet.
Où un cabinet d'avocats doit-il garder ses sauvegardes WhatsApp ?
Dans un dossier que le cabinet contrôle, par exemple dans son Google Drive, son OneDrive ou son iCloud Drive, avec des accès limités par ses propres réglages de partage. Kaption y écrit le fichier chiffré ; il ne l'envoie nulle part ailleurs.
Kaption peut-il sauvegarder WhatsApp sur les ordinateurs du cabinet ?
Oui, avec l'application de bureau Kaption pour Mac et Windows, ou l'extension Kaption pour Chrome et Edge.
Peut-on enregistrer les appels WhatsApp avec les clients ?
Kaption peut enregistrer les appels WhatsApp dans l'application de bureau et dans WhatsApp Web avec l'extension. Le droit d'enregistrer dépend de l'endroit où vous et le client vous trouvez. Prévenez toujours toutes les personnes en ligne et demandez avant d'enregistrer.
Kaption AIMis à jour le 9 novembre 2026