Checklist de WhatsApp para escritórios de advocacia: backups, etiquetas, lembretes e acessos
Um checklist prático para escritórios de advocacia que falam com clientes pelo WhatsApp: de quem é o número, backups criptografados, gerenciador de senhas, permissões de pasta, etiquetas por processo, lembretes e gravação de ligações.
Kaption AI·Atualizado em 9 de novembro de 2026
A maioria dos escritórios de advocacia não escolheu o WhatsApp. Os clientes escolheram. Agora orientações, documentos e áudios de clientes chegam por lá todo dia, e o escritório precisa de alguns hábitos simples para que nada se perca, passe despercebido ou fique no celular errado.
Use este checklist como ponto de partida para a política interna do seu escritório. Cada item diz o que fazer e, quando o Kaption ajuda, como.
Atualizado em novembro de 2026
1. O número
Os clientes escrevem para um número do escritório, não para o celular pessoal de alguém.
Cada advogado sabe qual número é para atender clientes. No app Kaption para desktop, para Mac e Windows, o número do escritório e um número pessoal podem ficar lado a lado, separados.
Alguém é responsável pelo número quando pessoas entram, saem ou trocam de celular.
2. Backups
Ative o Kaption Backups no computador onde roda o WhatsApp do escritório, no app para desktop ou na extensão Kaption no Chrome ou no Edge.
Escolha uma pasta dentro do drive na nuvem do escritório (Google Drive, OneDrive ou iCloud Drive) ou um disco externo. O serviço sincroniza o arquivo criptografado como qualquer outro documento.
Decida o que precisa entrar no backup. Todos os planos podem exportar um backup com mensagens e transcrições dos áudios. Os planos pagos adicionam backups a cada hora e documentos, fotos, vídeos e áudios. Veja os preços.
Confira se está rodando. Depois de reiniciar o navegador, a extensão pode pedir de novo permissão para acessar a pasta. Aceite para os backups continuarem.
Abra um backup uma vez, pesquise o nome de um cliente e garanta que as pessoas certas saibam fazer isso.
Lembre-se dos limites: os backups são somente leitura, não restauram conversas no WhatsApp e só guardam o que foi salvo enquanto estavam ativos.
3. A senha
Defina uma senha forte para o backup (pelo menos 10 caracteres).
Guarde-a no gerenciador de senhas do escritório, não num post-it e não só na cabeça de uma pessoa.
Saiba que ela não pode ser recuperada. Ninguém, nem o Kaption, consegue abrir um backup sem a senha.
4. Permissões da pasta
Limite quem pode acessar a pasta de backup com as próprias configurações de compartilhamento do seu drive na nuvem.
Compartilhe a senha só com quem deve ler as conversas com clientes.
Revise os acessos quando alguém sair. O backup continua na pasta do escritório; decida quem mantém o acesso.
5. Etiquetas por processo
No WhatsApp Business, etiquete cada conversa de cliente por processo ("Locação – Méndez", "Inventário – Ruiz").
Combinem um único padrão de nomes para que qualquer pessoa do escritório consiga filtrar por processo.
As etiquetas ficam guardadas nos backups do Kaption, então a organização sobrevive a um celular perdido.
6. Áudios
Ative a transcrição automática para os áudios de clientes chegarem como texto.
Copie o que importa para as notas do caso, com as suas palavras e a data da mensagem.
Confira nomes, datas e números no áudio antes de confiar neles.
Crie um lembrete antes de fechar uma conversa que precisa de resposta: digite "amanhã às 9h" e o Kaption avisa você.
Agende mensagens que o cliente deve receber num horário certo, uma vez ou com repetição.
Adie conversas que você ainda não pode resolver, para que voltem sozinhas.
8. Gravação de ligações
Decidam quando o escritório grava ligações com clientes, se é que grava. O Kaption grava ligações do WhatsApp no app para desktop e no WhatsApp Web com a extensão. Veja gravação de ligações.
Pergunte antes, sempre. As leis sobre gravação variam de país para país e de estado para estado, e em muitos lugares todos na ligação precisam concordar. Nem o WhatsApp nem o Kaption avisam a outra pessoa. O escritório é responsável por informar os clientes e obter o consentimento.
Escolha "Só quando eu clicar em Gravar" para o número de atendimento, para a gravação começar depois de um sim claro.
9. Assistentes de IA
Decidam se os advogados podem conectar o Claude ou o ChatGPT ao WhatsApp pela conexão MCP do Kaption. Ela permite que um assistente pesquise conversas e transcrições enquanto o Kaption está aberto, e você pode desligá-la quando quiser.
Registrem por escrito quais ferramentas podem ver dados de clientes.
10. As suas regras
Confira as regras da OAB e as normas locais sobre comunicações com clientes, gravação, proteção de dados e por quanto tempo os registros devem ser guardados.
Coloque a política por escrito e compartilhe com todos que respondem clientes.
O Kaption não afirma que estes passos atendam a qualquer exigência profissional ou legal. Este checklist não é orientação jurídica.
Um escritório de advocacia deve usar o WhatsApp com clientes?
Essa é uma decisão de cada escritório e das suas regras. Se os clientes já escrevem para você pelo WhatsApp, uma política clara sobre números, backups e acessos ajuda a manter essas conversas sob o controle do escritório.
Onde um escritório de advocacia deve guardar os backups do WhatsApp?
Numa pasta que o escritório controla, por exemplo dentro do Google Drive, OneDrive ou iCloud Drive do escritório, com o acesso limitado pelas próprias configurações de compartilhamento. O Kaption grava o arquivo criptografado ali; ele não o envia para nenhum outro lugar.
O Kaption faz backup do WhatsApp nos computadores do escritório?
Sim, com o app Kaption para desktop, para Mac e Windows, ou com a extensão Kaption no Chrome e no Edge.
Podemos gravar ligações do WhatsApp com clientes?
O Kaption grava ligações do WhatsApp no app para desktop e no WhatsApp Web com a extensão. Se vocês podem gravar depende de onde vocês e o cliente estão. Avise sempre todos na ligação e pergunte antes de gravar.
Kaption AIAtualizado em 9 de novembro de 2026