Como transformar áudios de clientes em notas do caso pesquisáveis: um passo a passo para advogados

Passo 1: Leia o áudio em vez de ouvir

O Kaption adiciona um botão de transcrever em cada áudio no WhatsApp Web (Chrome e Edge) e no app Kaption para desktop, para Mac e Windows. O texto aparece embaixo da mensagem, no idioma em que foi gravado.

• Transcrição automática transforma os novos áudios em texto sozinha, mesmo em conversas que você ainda não abriu.
• Acompanhe palavra por palavra. Enquanto toca um áudio transcrito na nuvem, cada palavra se destaca. Clique numa palavra para ir até aquele momento.
• Num Mac com macOS 26, o app para desktop pode transcrever no próprio computador. Se você desligar o uso da nuvem como alternativa, o áudio não é enviado aos servidores do Kaption.

Quando a nuvem transcreve um áudio, só é enviado o áudio que você escolheu, sem o seu nome, número ou contatos. Ele é descartado assim que o texto volta e nunca é usado para treinar modelos de IA.

Detalhes sobre idiomas e planos estão na página de áudios.

Passo 2: Resuma os longos

Para um áudio longo, o resumo de áudio mostra primeiro o essencial, depois o texto completo. Para uma troca de mensagens longa, o resumo da conversa coloca você em dia com tudo, dentro da própria conversa.

Um resumo ajuda a decidir onde olhar. Ele não substitui a leitura. Quando uma frase importa para o caso, volte à transcrição e ouça aquele trecho se um nome ou número não estiver claro.

Passo 3: Leve para as notas do caso com as suas palavras

Copie as partes que importam da transcrição para as notas do caso ou para o sistema de gestão do escritório. Anote a data e a hora da mensagem ao lado e escreva o seu próprio resumo embaixo. Mantenha as palavras exatas do cliente entre aspas quando a formulação importar.

A transcrição tem dificuldade com ruído de fundo, pessoas falando ao mesmo tempo e nomes incomuns. Confira esses trechos no áudio antes de confiar neles.

Passo 4: Etiquete a conversa por processo

No WhatsApp Business, dê a cada conversa de cliente uma etiqueta para o processo, como "Locação – Méndez" ou "Inventário – Ruiz". As etiquetas facilitam filtrar conversas por processo, e o Kaption as mantém nos seus backups.

Passo 5: Ache tudo de novo meses depois

Há três caminhos de volta a um áudio:

1. A busca do WhatsApp. Com o Kaption, as transcrições que correspondem aparecem na própria busca do WhatsApp, então você pode pesquisar palavras que só foram faladas.
2. O seu backup. O Kaption Backups guarda as transcrições dos áudios numa cópia criptografada das suas conversas, numa pasta que você escolhe. O visualizador pesquisa em todas as conversas e transcrições de uma vez, mesmo sem o celular original.
3. O seu assistente de IA. Conecte o Kaption ao Claude ou ao ChatGPT e peça, por exemplo, "ache o áudio em que o cliente fala do segundo contrato". O assistente pesquisa nas suas conversas e transcrições enquanto o Kaption está aberto no seu computador, e você pode desligar a conexão quando quiser.

Passo 6: Defina o retorno antes de fechar a conversa

Se o áudio pede uma resposta ou um documento, crie um lembrete na hora: digite "sexta às 10h" e o Kaption avisa você para dar retorno. Para uma mensagem que o cliente deve receber num horário certo, escreva agora e agende o envio.

Uma palavra sobre sigilo

Decidam como escritório qual ferramenta pode processar áudios de clientes, e onde. O Kaption dá opções: transcrição num Mac com o uso da nuvem desligado, ou transcrição na nuvem que descarta o áudio assim que o texto volta. Confira as regras da OAB e as normas locais sobre o tratamento de dados de clientes. Este artigo não é orientação jurídica.

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Perguntas frequentes

Consigo transcrever áudios do WhatsApp no computador?

Sim. O Kaption transcreve áudios no WhatsApp Web no Chrome e no Edge, e no app Kaption para desktop, para Mac e Windows.

O áudio do cliente sai do meu computador?

Com a transcrição na nuvem, o áudio que você escolhe é enviado sem o seu nome, número ou contatos, e descartado assim que o texto volta. Num Mac com macOS 26, o app para desktop pode transcrever no computador e, com o uso da nuvem desligado, o áudio não é enviado aos servidores do Kaption.

Consigo pesquisar o que um cliente disse num áudio?

Sim. Com o Kaption, as transcrições que correspondem aparecem na busca do WhatsApp, e o visualizador de backups do Kaption pesquisa em todas as transcrições do backup.

As transcrições dos áudios entram nos backups?

Sim. As transcrições dos áudios fazem parte de todo backup do Kaption.

As transcrições são precisas?

Geralmente são boas, mas ruído de fundo, pessoas falando ao mesmo tempo e nomes incomuns causam erros. Ouça o áudio para conferir qualquer nome, data ou número que importe.