Como advogados podem guardar um registro completo e pesquisável das mensagens de clientes no WhatsApp

Por que mensagens do WhatsApp se perdem

Uma conversa do WhatsApp vive num único celular, sob uma única conta. No dia a dia, tudo bem. Ao longo de um caso, muita coisa pode dar errado:

• O celular é perdido, roubado ou trocado, e a restauração não traz tudo de volta.
• A conta é banida ou desconectada.
• Um colega que atendia o cliente sai do escritório levando o número.
• O cliente apaga uma mensagem que se arrependeu de mandar.
• Ninguém lembra em qual das 40 conversas estava a foto da página assinada.

O backup do próprio WhatsApp no iCloud ou no Google Drive serve para restaurar conversas num celular. Você não consegue abri-lo no computador nem pesquisar nele fora do WhatsApp. "Exportar conversa" funciona uma conversa por vez, à mão, e quase nunca é feito de forma consistente para todos os clientes.

Como é um registro completo

Para um escritório, um registro útil das mensagens de clientes no WhatsApp tem quatro partes:

1. Todas as conversas, não só as que alguém lembrou de exportar. Mensagens, contatos, grupos e etiquetas.
2. O que foi falado, por escrito. Clientes explicam as coisas em áudios. Um registro sem transcrições perde metade do que foi dito.
3. O que foi enviado como arquivo. Fotos de contratos, PDFs, documentos escaneados.
4. O que foi apagado depois. Se o cliente apaga uma mensagem depois que ela foi salva, a cópia salva deve mantê-la.

E ele precisa ficar num lugar que o escritório controla, legível sem o celular original.

Como guardar esse registro com o Kaption Backups

O Kaption Backups guarda um único arquivo de backup criptografado das suas conversas do WhatsApp numa pasta que você escolhe. Funciona no app Kaption para desktop, para Mac e Windows, e no WhatsApp Web com a extensão Kaption para Chrome e Edge.

• Todas as conversas da conta: mensagens, contatos, grupos e etiquetas.
• Transcrições dos áudios, para você pesquisar o que o cliente falou, não só o que digitou.
• Mensagens apagadas. Uma mensagem apagada depois de entrar no backup continua lá, marcada como "Apagada no WhatsApp".
• Documentos e mídia nos planos pagos: fotos, vídeos, áudios e documentos.
• Atualização a cada hora nos planos pagos. O Kaption adiciona só o que mudou. Todos os planos, inclusive o Free, podem exportar um backup à mão com mensagens e transcrições.

Notas, lembretes e resumos de IA não entram no backup. Veja nos preços o que cada plano inclui.

Uma pasta que o escritório controla, uma senha que só você tem

O backup é um arquivo numa pasta que você escolhe. Escolha uma pasta dentro do Google Drive, OneDrive ou iCloud Drive do escritório, ou um disco externo, e esse serviço sincroniza o arquivo como qualquer outro documento. O Kaption não entra nesses serviços, e os servidores do Kaption nunca recebem o arquivo.

O arquivo é protegido por uma senha que você define (pelo menos 10 caracteres). Ninguém, nem o Kaption, consegue abri-lo sem essa senha. Não há recuperação se ela for perdida, então guarde-a no gerenciador de senhas do escritório.

Achar a frase que importa

Abra o backup e ele aparece somente leitura numa nova aba, com o visual do WhatsApp. Você pode:

• Pesquisar em todas as conversas e todas as transcrições de áudio de uma vez, por um nome, um valor ou uma data.
• Filtrar por grupos, conversas com mídia ou conversas com transcrições.
• Ver documentos, fotos e áudios, quando a mídia está incluída.

O arquivo é descriptografado na memória do seu computador, e nada é enviado. Um sócio pode abrir o mesmo backup em outro computador com o Kaption e a senha, sem o celular original.

Arquivar uma conversa na pasta do caso

Às vezes você precisa de uma única conversa como arquivo. O Exportar conversas do Kaption salva uma conversa como página web, com áudios e mídia que tocam, ou como CSV com transcrições. Salve na pasta do caso como qualquer outro documento.

O que o Kaption não promete

Guardar um registro e depender dele são coisas diferentes.

• O Kaption não afirma que um backup ou uma exportação seja aceito como prova, nem que atenda a qualquer regra profissional, judicial ou de proteção de dados. Isso depende de onde você atua e do caso.
• Os backups são somente leitura. Eles não restauram conversas no WhatsApp.
• Um backup só guarda o que foi salvo enquanto ele estava ativo. Ele não traz de volta uma conversa de um celular perdido antes do primeiro backup.

Confira as regras da OAB e as normas locais sobre como as comunicações com clientes devem ser guardadas, e por quanto tempo. Este artigo não é orientação jurídica.

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Perguntas frequentes

Consigo guardar mensagens de clientes no WhatsApp se o cliente apagar?

Se a mensagem estava no seu backup do Kaption antes de ser apagada, sim. Ela continua no backup, marcada como "Apagada no WhatsApp". Uma mensagem apagada antes de entrar no backup não fica guardada.

Consigo pesquisar áudios de clientes no WhatsApp?

Sim. As transcrições dos áudios fazem parte de todo backup do Kaption, e o visualizador pesquisa nelas junto com as mensagens digitadas.

O Kaption guarda documentos que os clientes mandam pelo WhatsApp?

Nos planos pagos, o backup inclui fotos, vídeos, áudios e documentos. No Free, você pode exportar um backup com mensagens e transcrições dos áudios.

Um backup do Kaption é aceito como prova?

O Kaption não afirma isso. Se e como um registro pode ser usado depende da sua jurisdição e do caso. Consulte a OAB ou as normas locais.

O Kaption consegue ler as mensagens dos nossos clientes?

Não. O backup é criptografado com a sua senha, e os servidores do Kaption nunca recebem o arquivo nem a senha.