Backup do WhatsApp para equipes de vendas: guarde cada conversa com clientes, com etiquetas

Seu funil é um conjunto de conversas

Olhe o WhatsApp de um vendedor em qualquer semana:

• Leads e clientes, cada um com uma conversa que vem de meses atrás.
• Etiquetas como "Novo lead", "Orçamento enviado", "Negociando" ou "Fechado", se você usa o WhatsApp Business.
• Áudios em que o cliente explica o que precisa, muitas vezes com mais detalhes do que qualquer formulário.
• Orçamentos, catálogos e contratos enviados em PDF e em fotos.
• Grupos com o comitê de compras do cliente ou com a sua própria equipe.

A visualização Kanban do Kaption já consegue organizar essas conversas num quadro por etiqueta. Mas um quadro mostra como as coisas estão hoje. Quando você precisa saber o que um cliente disse seis meses atrás, precisa do próprio histórico, e esse histórico está num celular.

Uma cópia criptografada de cada conversa

O Kaption é uma extensão para o WhatsApp Web no Chrome e no Edge, e um app de desktop para Mac e Windows. O recurso de Backups mantém um único arquivo de backup criptografado das suas conversas do WhatsApp numa pasta que você escolhe.

• Cada conversa, com etiquetas. O backup guarda todas as conversas da conta, com mensagens, contatos, grupos e etiquetas. Também guarda as transcrições de áudios feitas com o Kaption, pequenas fotos de perfil e mensagens apagadas depois, marcadas como "Apagada no WhatsApp".
• Mídias nos planos pagos. Fotos, vídeos, áudios e documentos, como o PDF do orçamento que você enviou.
• Criptografado com senha. Você escolhe uma senha de pelo menos 10 caracteres. Ninguém, nem mesmo o Kaption, consegue abrir o backup sem ela. Os servidores do Kaption nunca recebem o arquivo nem a senha.
• Na sua própria pasta. Escolha uma pasta dentro do Google Drive, iCloud Drive ou OneDrive, e esse serviço sincroniza o arquivo como qualquer outro. O Kaption não se conecta a esses serviços.
• A cada hora nos planos pagos. O Kaption acrescenta o que mudou a cada hora e não grava nada se nada mudou.

Reveja o que um cliente disse

Você abre um backup no visualizador do Kaption, somente para leitura, numa nova aba que se parece com o WhatsApp. A busca percorre todas as conversas e todas as transcrições de uma vez.

• "O que ele pediu da última vez?" Pesquise o nome do cliente ou da empresa e leia a conversa inteira, desde a primeira mensagem.
• "Que preço combinamos?" Pesquise "desconto" ou o nome do produto em todas as conversas.
• "Ele disse isso num áudio." As transcrições são pesquisáveis, então uma palavra que o cliente falou aparece como uma mensagem digitada.

Filtros mostram só grupos, conversas com mídia ou conversas com transcrições. Fotos, vídeos, áudios e documentos abrem como pré-visualização. O arquivo é descriptografado na memória do seu computador, e nada é enviado.

Quando um celular some, ou um vendedor sai

Duas situações que equipes de vendas conhecem bem:

• Um celular perdido ou trocado. O backup é um arquivo na sua pasta, então o histórico continua legível em qualquer computador com o Kaption e a senha.
• Uma conta muda de mãos. Se as conversas de um vendedor estavam no backup, um gestor que tenha o arquivo e a senha pode ler o histórico e ver o que foi prometido. De quem é o WhatsApp, e quem deve guardar essa senha, é uma decisão da sua equipe.

Nos dois casos o backup é somente para visualização. O Kaption não coloca as conversas de volta no WhatsApp nem as transfere para outro celular ou número. Pense nele como um registro legível das conversas, não como uma forma de continuá-las.

Pontos práticos para uma equipe

• Um backup por conta de WhatsApp. A conta de cada vendedor tem seu próprio arquivo e sua própria senha.
• Esqueceu a senha, o backup não abre. Não há recuperação. Guarde as senhas onde a sua equipe guarda outras credenciais.
• Nem tudo está incluído. Notas, lembretes e resumos de IA não fazem parte do backup.
• Confira de vez em quando. No Chrome ou no Edge, depois de reiniciar o navegador, a extensão pode pedir que você autorize de novo o acesso à pasta do backup.

Onde funciona e em qual plano

• Extensão do Kaption no Chrome e no Edge: backups a cada hora, exportação e visualizador.
• App de desktop do Kaption para Mac e Windows: Backups na barra lateral esquerda, e o visualizador pode lembrar a senha de um backup com o Touch ID ou as chaves do sistema. O app para Windows está em beta inicial. Conheça o app de desktop.
• O Safari não tem extensão do Kaption.

No plano gratuito você pode exportar um backup avulso com mensagens e transcrições e abri-lo no visualizador. Mídias e backups a cada hora fazem parte dos planos pagos.

Para uma introdução geral aos backups do Kaption, confira o blog do Kaption. O Kaption é um produto independente e não tem afiliação com o WhatsApp nem com a Meta.

Perguntas frequentes

O backup guarda minhas etiquetas do WhatsApp?

Sim. As etiquetas fazem parte do backup, junto com mensagens, contatos e grupos, então você vê como cada conversa estava etiquetada.

Posso restaurar as conversas de um vendedor num celular novo?

Não. Os backups do Kaption são somente para visualização. Eles permitem ler e pesquisar o histórico, não levá-lo de volta para o WhatsApp.

Consigo encontrar o que um cliente disse num áudio?

Sim, se o áudio foi transcrito com o Kaption. As transcrições estão no backup e a busca as inclui.

O Kaption envia minhas conversas com clientes para algum lugar?

Não. O arquivo criptografado vai para a pasta que você escolhe. Os servidores do Kaption nunca recebem o arquivo nem a senha.

Orçamentos e documentos que enviei estão incluídos?

Nos planos pagos, sim: as mídias incluem fotos, vídeos, áudios e documentos. Uma exportação no plano gratuito inclui mensagens e transcrições.