Viele Mandanten schreiben ihrer Anwältin keine E-Mail mehr und vereinbaren keinen Termin. Sie rufen über WhatsApp an, aus dem Auto oder zwischen zwei Schichten, und erzählen den ganzen Fall in zwanzig Minuten: Daten, Namen, was die Gegenseite gesagt hat, was sie unterschrieben haben. Wenn der Anruf endet, hast du nur das, was du beim Zuhören mitschreiben konntest.
WhatsApp hat keinen Aufnahme-Button, weder auf dem Handy noch am Computer. Dieser Leitfaden zeigt, wie Anwälte WhatsApp-Anrufe mit Mandanten mit deren Einwilligung aufnehmen, ein Transkript erhalten, das bei jeder Zeile zeigt, wer gesprochen hat, und ein Detail aus einem Anruf Wochen später wiederfinden – mit Kaption am Mac oder PC.
Aktualisiert im Oktober 2026
Warum Mandantengespräche auf WhatsApp verloren gehen
Ein Mandantengespräch liefert die Fakten, auf denen du den Fall aufbaust: das Datum, an dem eine Kündigung ankam, der Betrag, den ein Vermieter verlangt hat, der genaue Wortlaut eines Gesprächs mit dem Arbeitgeber. Auf WhatsApp hinterlassen diese Anrufe keine Spur: Der Chat zeigt nur, dass ein Anruf stattfand und wie lange er dauerte.
Wer beim Zuhören mitschreibt, hört nur halb zu, und aus dem Gedächtnis geschriebene Notizen helfen wenig, wenn sich zwei Personen unterschiedlich an dasselbe Gespräch erinnern.
Eine Aufnahme mit Transkript löst den praktischen Teil: Du hörst im Gespräch richtig zu und liest es danach nach.
Erst fragen – jedes Mal
Bevor es um Software geht: Aufnahmegesetze unterscheiden sich von Land zu Land und in den USA von Bundesstaat zu Bundesstaat. Manche Orte erlauben eine Aufnahme, wenn eine Person im Gespräch zustimmt; viele verlangen die Zustimmung aller. In manchen Ländern, auch in Deutschland, kann das Aufnehmen eines nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung strafbar sein. Dein Berufsrecht kann eigene Anforderungen hinzufügen.
Weder WhatsApp noch Kaption teilen der anderen Person mit, dass der Anruf aufgenommen wird. Die Gewohnheit, die überall funktioniert, ist daher einfach: Sag zu Beginn, dass du das Gespräch für die Akte aufnehmen möchtest, warte auf ein klares Ja und hör auf, wenn der Mandant oder jemand anderes im Gespräch Nein sagt. Eine kurze Nachricht im Chat, die die Zustimmung bestätigt, hinterlässt eine schriftliche Spur neben dem Anruf.
So nimmst du einen Mandantenanruf auf WhatsApp auf
Kaption nimmt WhatsApp-Anrufe an zwei Stellen auf: in der Kaption-Desktop-App für Mac und Windows und in WhatsApp Web mit der Kaption-Erweiterung für Chrome und Edge.
- Wähle einen Aufnahmemodus für deine Kanzleinummer. Unter Einstellungen › Anrufaufzeichnungen hat jede WhatsApp-Nummer ihre eigene Einstellung: „Jeder Anruf“, „Nur wenn ich auf Aufnehmen drücke“ oder „Aus“. Wenn du eine Kanzleinummer und eine private Nummer nebeneinander in der Desktop-App nutzt, kannst du Mandantenanrufe auf der einen aufnehmen und die andere nie. Für Mandanten passt „Nur wenn ich auf Aufnehmen drücke“ zur Gewohnheit oben: Du startest die Aufnahme erst nach der Zustimmung.
- Sprich wie gewohnt. Während der Aufnahme zeigt eine rote Leiste die Laufzeit und einen Stopp-Button. Beim ersten Mal erinnert dich Kaption daran, alle im Anruf zu informieren. Deine eigene Seite folgt WhatsApps Stummschaltung.
- Finde die Datei. In der Desktop-App landet die Aufnahme unter Downloads › Kaption Call Recordings als normale
.m4a-Audiodatei, benannt nach Kontakt und Uhrzeit des Anrufs. Eine neue Aufnahme überschreibt nie eine ältere. In der Erweiterung bleiben Aufnahmen im Browser; dort kannst du sie herunterladen oder Kaption eine Kopie jeder neuen Aufnahme in einem Ordner deiner Wahl speichern lassen.
Kaption nimmt Sprachanrufe und den Ton von Videoanrufen auf. Das Bild wird nicht aufgenommen, und es werden nur WhatsApp-Anrufe in der Desktop-App oder in WhatsApp Web mit der Erweiterung aufgenommen – keine normalen Telefonate und keine anderen Apps.
Ein Transkript, das zeigt, wer was gesagt hat
Für die Akte zählt der Text. Kaption hält die Stimme des Mandanten und deine auf getrennten Spuren und transkribiert jede Seite einzeln, sodass jede Zeile des Transkripts zeigt, wer gesprochen hat. Du siehst auf einen Blick, welche Aussage vom Mandanten kam und welche Frage von dir. Stumme Seiten werden übersprungen.
Automatische Transkripte sind aus, bis du sie einschaltest. Du kannst also auch nur einzelne Aufnahmen transkribieren, wenn du sie brauchst.
Wo die Transkription läuft, ist für viele Anwälte wichtig:
- Auf einem Mac mit macOS 26 kann die Desktop-App Anrufe direkt auf dem Mac mit Apples Spracherkennung transkribieren, sodass der Ton auf deinem Computer bleibt. Kaption Cloud ist die andere Option.
- Unter Windows laufen Anruftranskripte in der Kaption Cloud.
Cloud-Transkription hängt von deinem Kaption-Tarif ab. Die Desktop-App läuft auf Macs mit Apple Silicon und unter Windows 10 oder 11 (64 Bit), wo sie eine frühe Beta ist.
Kaption liefert dir die Aufnahme und das Transkript. Es schreibt keine Zusammenfassung des Anrufs und zieht keine Schlüsse daraus; das Transkript zu lesen und zu entscheiden, was zählt, bleibt deine Arbeit.
Alte Anrufe durchsuchen
Monate später lautet die Frage selten „Worüber haben wir am 14. gesprochen?“, sondern „Wann hat der Mandant den zweiten Vertrag zum ersten Mal erwähnt?“. Der Bereich „Anrufaufzeichnungen“ listet alle Aufnahmen mit Abspielen und Löschen, und die Suche umfasst Kontaktnamen und Transkripte. Die Suche läuft auf deinem Computer.
Da jede Datei nach Kontakt und Uhrzeit benannt ist, lassen sich Aufnahmen auch leicht von Hand ablegen: Kopiere die .m4a und den Transkripttext in den Ordner des Mandanten, in dem System, das deine Kanzlei nutzt.
Eine Routine für Mandantenanrufe
- Stelle deine Kanzleinummer auf „Nur wenn ich auf Aufnehmen drücke“.
- Frag zu Beginn jedes Anrufs, ob du ihn für die Akte aufnehmen darfst. Drück erst nach einem klaren Ja auf Aufnehmen.
- Kommt eine dritte Person dazu, frag erneut.
- Transkribiere den Anruf danach, lies ihn und übertrage das Wichtige mit eigenen Worten in deine Aktennotizen.
- Lege fest, wo Aufnahmen gespeichert werden und wer in der Kanzlei sie öffnen darf – wie bei jedem anderen Mandantendokument.
Die allgemeine Einrichtung auf jedem Computer erklärt WhatsApp-Anrufe aufnehmen am Mac und unter Windows. Alles, was der Rekorder kann, steht auf der Seite Anrufaufzeichnung mit Kaption.
Häufige Fragen
Ist es legal, einen WhatsApp-Anruf mit einem Mandanten aufzunehmen?
Das hängt davon ab, wo du und der Mandant euch befindet. Manche Orte verlangen nur die Zustimmung einer Person, viele die aller, und das Berufsrecht kann mehr verlangen. Kaption benachrichtigt die andere Person nicht, also informiere immer alle im Anruf und frag, bevor du aufnimmst. Prüfe die Regeln, die für dich gelten, bevor du dich auf eine Aufnahme stützt.
Weiß der Mandant, dass der Anruf aufgenommen wird?
Nicht durch WhatsApp oder Kaption: Keiner von beiden sendet einen Hinweis. Du musst es ihm selbst zu Beginn des Anrufs sagen.
Kann ich WhatsApp-Anrufe auf dem Handy aufnehmen?
Nein. Kaption nimmt WhatsApp-Anrufe in der Kaption-Desktop-App auf einem Mac oder Windows-PC auf, oder in WhatsApp Web mit der Kaption-Erweiterung in Chrome oder Edge. Anrufe auf dem Handy und normale Telefonate nimmt es nicht auf.
Kann das Transkript auf meinem Computer bleiben?
Ja, auf einem Mac mit macOS 26 mit der Desktop-App: Die Transkription kann auf dem Mac mit Apples Spracherkennung laufen, der Ton wird dafür also nirgendwohin geschickt. Unter Windows laufen Transkripte in der Kaption Cloud.
Fasst Kaption den Anruf für mich zusammen?
Nein. Kaption speichert die Aufnahme und transkribiert jede Seite, damit du lesen kannst, wer was gesagt hat. Zusammenfassungen von Anrufen erstellt es nicht.
