Jeder Mandantenchat
Nachrichten, Kontakte, Gruppen und Labels des ganzen Kontos, mit Sprachnachrichten-Transkripten.
Für Kanzleien
WhatsApp für Anwälte die Mandantenakte bleibt in der Kanzlei
Mandanten schicken Anweisungen, Dokumente und lange Sprachnachrichten über WhatsApp. Kaption bewahrt eine verschlüsselte, durchsuchbare Kopie dieser Chats in einem Ordner auf, über den die Kanzlei bestimmt, macht Sprachnachrichten zu Text und hilft dir, rechtzeitig nachzufassen.
Carlos MéndezMandant · Mietsache – Méndez
HEUTE
Sprachnachricht · Transkript
Sprachnachricht · Transkript„Das Schreiben kam am 3., aber im Mietvertrag stehen 60 Tage, nicht 30. Ich habe die unterschriebene Kopie.“
Danke, Carlos. Schick mir den unterschriebenen Vertrag bitte hier.09:15
kaption-backup.kbak
Kanzlei-Drive › WhatsApp-Backups
Verschlüsselt · vor 12 Min. aktualisiert
Ein verlorenes Handy oder ein Mitarbeiter, der geht, darf die Akte nicht mitnehmen
Ein Mandantenchat liegt auf einem Handy, unter einem Konto. Geht das Handy verloren, wird das Konto gesperrt oder verlässt ein Kollege die Kanzlei mit der Nummer, kann der Verlauf mit verschwinden. Das WhatsApp-eigene Backup stellt Chats nur auf einem Handy wieder her. Kaption hält eine separate, passwortverschlüsselte Kopie in einem Ordner der Kanzlei, die du auf jedem Computer öffnen und durchsuchen kannst.
Verschlüsselte Backups in einem Ordner der Kanzlei
Eine Backup-Datei deiner WhatsApp-Chats im Ordner deiner Wahl: im Google Drive, OneDrive oder iCloud Drive der Kanzlei oder auf einer externen Festplatte. Kaption meldet sich bei diesen Diensten nicht an, und seine Server erhalten die Datei nie.
So funktionieren Backups →Gelöschte Nachrichten bleiben
Eine Nachricht, die nach dem Sichern gelöscht wird, bleibt im Backup, markiert als „In WhatsApp gelöscht“.
Dokumente in bezahlten Tarifen
Kostenpflichtige Tarife ergänzen Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente und aktualisieren das Backup stündlich. Jeder Tarif kann ein Backup von Hand exportieren.
Ein Passwort nur für dich
Niemand, nicht einmal Kaption, kann das Backup ohne sein Passwort öffnen, und es lässt sich nicht wiederherstellen. Bewahre es im Passwortmanager der Kanzlei auf.
Finden, was ein Mandant gesagt hat, auch Monate später
Öffne ein Backup, und es erscheint schreibgeschützt, aufgebaut wie WhatsApp. Durchsuche alle Chats und Sprachnachrichten-Transkripte auf einmal nach einem Namen, einem Betrag oder einem Datum.
Claude oder ChatGPT verbinden →Chats und Transkripte durchsuchen
Der Backup-Viewer durchsucht getippte Nachrichten und Sprachnachrichten zusammen und filtert nach Gruppen, Medien oder Transkripten.
Ohne das ursprüngliche Handy
Eine Partnerin kann dasselbe Backup auf einem anderen Computer mit Kaption und dem Passwort öffnen.
Claude oder ChatGPT fragen
Verbinde Kaption mit deinem KI-Assistenten und lass ihn eine Nachricht finden oder einen Chat zusammenfassen. Das funktioniert, solange Kaption geöffnet ist, und du kannst es jederzeit ausschalten.
Sprachnachrichten von Mandanten, schriftlich
Kaption transkribiert Sprachnachrichten in WhatsApp Web und in der Kaption-Desktop-App, in der Sprache, in der sie aufgenommen wurden. Der Text steht unter der Nachricht, bereit für deine Aktennotizen.
Sprachnachrichten transkribieren →Automatische Transkription
Neue Sprachnachrichten werden von selbst zu Text, auch in Chats, die du noch nicht geöffnet hast.
Zusammenfassungen für lange
Erfasse zuerst den Kern einer langen Sprachnachricht oder eines langen Chats, dann lies den vollständigen Text.
Auf deinem Mac
Auf einem Mac mit macOS 26 kann die Desktop-App direkt auf dem Computer transkribieren. Mit ausgeschaltetem Cloud-Fallback wird das Audio nicht an die Server von Kaption gesendet.
Mandantenanrufe aufnehmen, mit Einwilligung
Die Kaption-Desktop-App für Mac und Windows und die Erweiterung in Chrome und Edge nehmen WhatsApp-Anrufe auf. Jede Seite wird einzeln transkribiert, sodass du liest, wer was gesagt hat.
So funktioniert die Anrufaufzeichnung →Nur wenn du auf Aufnehmen drückst
Stell die Mandantennummer so ein, dass sie nur aufnimmt, wenn du auf Aufnehmen drückst. So startest du erst nach der Zustimmung.
Dateien, die du behältst
In der Desktop-App wird jede Aufnahme unter Downloads › Kaption Call Recordings gespeichert, benannt nach Kontakt und Uhrzeit.
Alte Anrufe durchsuchen
Durchsuche Kontaktnamen und Anruf-Transkripte. Die Suche läuft auf deinem Computer.
Erst fragen, jedes Mal
Aufnahmegesetze unterscheiden sich von Land zu Land und von Bundesstaat zu Bundesstaat, und viele verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weder WhatsApp noch Kaption informieren die andere Person. Die Kanzlei ist dafür verantwortlich, Mandanten zu informieren und ihre Einwilligung einzuholen.
Rechtzeitig nachfassen
Ein Mandant bittet um ein Update, und die Woche läuft dir davon. Kaption hält das Nachfassen in WhatsApp, dort, wo das Gespräch ist.
WhatsApp-Nachrichten planen →Erinnerungen
Tippe „Freitag um 10 Uhr“ ein, und Kaption erinnert dich ans Nachfassen. Täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholbar.
Geplante Nachrichten
Schreib die Nachricht jetzt und sende sie später, einmalig oder wiederkehrend.
Labels pro Mandat
Label in WhatsApp Business jeden Mandantenchat nach Mandat. Labels bleiben in deinen Backups erhalten.
Für die Kanzlei einrichten
- 01
Kaption installieren
Nutze die Desktop-App für Mac oder Windows oder die Erweiterung in Chrome oder Edge, auf dem Computer, auf dem das WhatsApp der Kanzlei läuft.
- 02
Ordner der Kanzlei wählen
Wähle unter Backups einen Ordner im Cloud-Speicher der Kanzlei. Dessen Freigaben legen fest, wer auf die Datei zugreifen kann.
- 03
Passwort sicher ablegen
Leg ein starkes Passwort fest und bewahre es im Passwortmanager der Kanzlei auf, damit das Backup nicht von einer Person abhängt.
- 04
Labeln und erinnern
Label Mandantenchats nach Mandat, schalte die automatische Transkription ein und setz eine Erinnerung, bevor du einen Chat schließt.
Was Kaption nicht ist
Kaption ist ein Werkzeug, um deinen WhatsApp-Verlauf aufzubewahren und zu lesen. Es ist keine Rechtsberatung und behauptet nicht, dass ein Backup, Export oder eine Aufnahme als Beweismittel anerkannt wird oder berufsrechtliche, gerichtliche oder datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt. Backups sind nur zum Ansehen da und spielen keine Chats in WhatsApp zurück. Prüfe die Regeln deiner Rechtsanwaltskammer und die örtlichen Vorschriften zu Mandantenkommunikation und Aufbewahrung.
Häufige Fragen
Kann eine Kanzlei eine Kopie der WhatsApp-Chats mit Mandanten aufbewahren?
Kaption bewahrt ein passwortverschlüsseltes Backup deiner WhatsApp-Chats in einem Ordner deiner Wahl auf, etwa im Cloud-Speicher der Kanzlei. Ob und wie ihr Mandantennachrichten aufbewahrt, entscheidet die Kanzlei nach ihren eigenen Regeln.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter mit dem Handy geht?
Wurden die Chats vorher in einen Ordner der Kanzlei gesichert, kann jeder mit Zugriff auf den Ordner und dem Passwort sie auf einem anderen Computer öffnen und durchsuchen. Kaption kann keine Chats wiederherstellen, die nie gesichert wurden.
Kann Kaption die Nachrichten unserer Mandanten lesen?
Nein. Das Backup ist mit deinem Passwort verschlüsselt, und die Server von Kaption erhalten weder die Datei noch das Passwort.
Werden Backups als Beweismittel anerkannt?
Dazu macht Kaption keine Aussage. Das hängt von deiner Rechtsordnung und vom Mandat ab. Prüfe die Regeln deiner Rechtsanwaltskammer und die örtlichen Vorschriften.
Kann ich WhatsApp-Anrufe mit Mandanten aufnehmen?
Kaption kann WhatsApp-Anrufe in der Desktop-App und in WhatsApp Web mit der Erweiterung aufnehmen. Ob du aufnehmen darfst, hängt davon ab, wo du und der Mandant euch befindet. Informiere alle im Anruf und frag, bevor du aufnimmst.
Welchen Tarif brauche ich?
Jeder Tarif kann ein Backup mit Nachrichten und Sprachnachrichten-Transkripten exportieren und im Viewer öffnen. Kostenpflichtige Tarife ergänzen stündliche Backups sowie Dokumente und Medien. Details stehen auf der Preisseite.
Ratgeber für KanzleienWhatsApp-Backup für Anwälte: eine verschlüsselte, durchsuchbare Kopie der Mandantenchats →WhatsApp-Nachrichten von Mandanten vollständig und durchsuchbar aufbewahren: ein Leitfaden für Anwälte →Wenn ein Mitarbeiter mit der WhatsApp-Nummer die Kanzlei verlässt: den Mandantenverlauf schützen →Sprachnachrichten von Mandanten in durchsuchbare Aktennotizen verwandeln: ein Ablauf für Anwälte →Eine WhatsApp-Checkliste für Kanzleien: Backups, Labels, Erinnerungen und Zugriff →WhatsApp-Anrufe mit Mandanten aufnehmen: ein Leitfaden für Anwälte →
Jedes Mandantengespräch behalten
Installiere Kaption, verbinde das WhatsApp der Kanzlei und schalte Backups mit ein paar Klicks ein.