Wenn ein Mitarbeiter mit der WhatsApp-Nummer die Kanzlei verlässt: den Mandantenverlauf schützen
Liegen Mandantenchats auf dem Handy einer Person, können sie mit ihr gehen. So behält eine Kanzlei eine Kopie des WhatsApp-Verlaufs, über die sie selbst bestimmt, bevor jemand geht.
Kaption AI·Aktualisiert am 9. November 2026
Ein angestellter Anwalt betreut zwei Jahre lang eine Familienrechtsmandantin, vor allem über WhatsApp. Dann wechselt er in eine andere Kanzlei. Die Nummer lag auf seinem eigenen Handy. Der Verlauf ist mit ihm gegangen: die Termine, die Sprachnachrichten zum Umgang mit den Kindern, die Fotos der Vereinbarung.
Das passiert in Kanzleien jeder Größe, mit angestellten Anwälten, Referendaren und Assistenzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie du eine Kopie des WhatsApp-Verlaufs mit Mandanten behältst, die bei der Kanzlei bleibt. Der richtige Zeitpunkt dafür ist, bevor jemand geht.
Aktualisiert im November 2026
Warum der Verlauf mit der Person geht
Ein WhatsApp-Konto gehört zu einer Telefonnummer. Wer SIM-Karte und Handy hat, hat die Chats. Das WhatsApp-eigene Backup landet im iCloud oder Google Drive dieser Person. Die Kanzlei hat keine Kopie und kann die Gespräche ohne das Handy nicht lesen.
Diese Fragen solltest du deshalb früh klären:
An welche Nummer schreiben die Mandanten?
Wo liegt eine lesbare Kopie dieser Chats?
Wer hat den Schlüssel, um sie zu öffnen?
Schritt 1: Mandantenarbeit auf eine Nummer der Kanzlei legen
Wo es geht, sollten Mandanten an eine Nummer schreiben, über die die Kanzlei bestimmt, nicht an ein privates Handy. Das ist eine Entscheidung der Kanzlei, keine Frage der Software, und sie erledigt den größten Teil.
Die Kaption-Desktop-App für Mac und Windows kann mehrere WhatsApp-Nummern nebeneinander halten. So hat ein Mitarbeiter die Mandantennummer der Kanzlei und seine private Nummer in einer App, sauber getrennt.
Schritt 2: Eine verschlüsselte Kopie in einem Ordner der Kanzlei
Kaption Backups bewahrt eine verschlüsselte Backup-Datei der WhatsApp-Chats in einem Ordner deiner Wahl auf. Wähle einen Ordner im Google Drive, OneDrive oder iCloud Drive der Kanzlei. Der Dienst synchronisiert die Datei wie jedes andere Dokument, und die Freigabeeinstellungen der Kanzlei legen fest, wer darauf zugreifen kann.
Das Backup enthält jeden Chat des Kontos: Nachrichten, Kontakte, Gruppen, Labels und Sprachnachrichten-Transkripte. Nachrichten, die nach dem Sichern gelöscht werden, bleiben im Backup. In kostenpflichtigen Tarifen wird es stündlich aktualisiert und enthält Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente. In jedem Tarif kannst du ein Backup von Hand exportieren.
Kaption meldet sich nicht beim Cloud-Speicher an, und die Server von Kaption erhalten die Datei nie.
Schritt 3: Die Kanzlei hat das Passwort
Das Backup ist mit einem Passwort gesperrt (mindestens 10 Zeichen). Niemand, nicht einmal Kaption, kann es ohne dieses Passwort öffnen, und es lässt sich nicht wiederherstellen.
Damit ist das Passwort der eigentliche Schlüssel zum Mandantenverlauf. Leg es beim Einrichten des Backups fest und speichere es im Passwortmanager der Kanzlei, nicht nur im Kopf des Mitarbeiters. Geht die Person, die es festgelegt hat, und niemand sonst kennt es, kann die Kanzlei die Datei nicht öffnen.
Schritt 4: Wenn jemand geht
Wurde das Backup so eingerichtet, geht der Verlauf nicht mit:
Die Backup-Datei bleibt im Ordner der Kanzlei.
Wer Zugriff auf den Ordner und das Passwort hat, kann sie in Kaption auf einem anderen Computer öffnen, schreibgeschützt, und durchsuchen.
Der Viewer zeigt jeden Chat im Backup, mit Sprachnachrichten-Transkripten und in kostenpflichtigen Tarifen mit Dokumenten und Medien.
Kaption-Backups sind nur zum Ansehen da. Sie übertragen die Chats nicht auf ein neues Handy oder in ein anderes WhatsApp-Konto. Für die weitere Betreuung liest die neue zuständige Person den Verlauf im Backup und führt das Gespräch über die Nummer der Kanzlei fort.
Kaption kann keine Chats wiederherstellen, die nie gesichert wurden. Ist jemand gegangen, bevor es ein Backup gab, ist die Kopie nicht da.
Was die Kanzlei festlegen sollte
Software klärt diese Fragen nicht, also halte sie schriftlich fest:
Welche Nummern Mandanten nutzen dürfen und wem sie gehören.
Wer den Backup-Ordner öffnen kann und wer das Passwort hat.
Was mit dem Backup und dem Zugriff passiert, wenn jemand kommt oder geht.
Welche privaten Chats, wenn überhaupt, auf einer Kanzleinummer liegen und wie ihr damit umgeht.
Arbeits-, Datenschutz- und Berufsrecht regeln diese Punkte von Land zu Land unterschiedlich. Prüfe die Regeln deiner Rechtsanwaltskammer und die örtlichen Vorschriften, und hol dir Rat, wo du ihn brauchst. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Bekommen wir die Mandantenchats zurück, wenn ein Mitarbeiter mit dem Handy geht?
Nur wenn vorher ein Backup erstellt wurde. Wurden die Chats mit Kaption in einen Ordner der Kanzlei gesichert, kann jeder mit Zugriff auf den Ordner und dem Passwort sie öffnen und durchsuchen. Kaption kann keine Chats wiederherstellen, die nie gesichert wurden.
Können wir die Chats aus dem Backup in ein neues WhatsApp-Konto übertragen?
Nein. Kaption-Backups sind nur zum Ansehen da. Du kannst sie am Computer lesen und durchsuchen, aber nicht in WhatsApp wiederherstellen.
Wer kann das Backup öffnen?
Jeder, der auf den Ordner zugreifen kann und das Passwort kennt. Gib das Passwort nur an Personen weiter, die die Chats sehen sollen.
Kann eine Person die Kanzleinummer und eine private Nummer nutzen?
Ja. Die Kaption-Desktop-App für Mac und Windows hält mehrere WhatsApp-Nummern nebeneinander.
