如何录制 WhatsApp 销售通话，并保留可搜索的转录文本

销售通话里，哪些信息会丢

需求沟通的信息量很大。十五分钟里，客户可能会提到他们现在用的工具、会有多少人用你的产品、预算范围、正在接触的竞品，以及超过某个金额就需要主管审批。跟进通话又会冒出新的顾虑和新的日期。

这些内容大多进不了 CRM，至少进不全。你写下“有意向，发报价”，就去忙下一件事了。两周后客户说“我在电话里跟你讲过……”，你只能靠猜。

有了录音和转录文本，你可以回到客户的原话：在方案里引用客户自己说的重点，核对你当时承诺了什么，把单子转给同事时也不用长篇交接。

每通电话，都先征得同意

各国的录音法律不同，在美国还因州而异。有的地方只要通话中一方同意即可录音；很多地方要求所有人都同意。销售通话常常跨州、跨国，所以请按更严格的规则来。

每次都在开头问一句：“介意我录一下音吗？免得漏掉什么。”大多数客户都会同意。只要有人不同意，就不要录。Kaption 不会向对方发送任何录音提示，所以第一次录制时它会提醒你告知对方。主动询问也能营造好的氛围：说明你打算认真听。

Kaption 如何录制 WhatsApp 通话

Kaption 可以在两个地方录制 WhatsApp 通话：

• Kaption 桌面应用：支持搭载 Apple 芯片的 Mac，以及 Windows 10 或 11（64 位），其中 Windows 版为早期测试版。
• Chrome 或 Edge 中的 WhatsApp Web，配合 Kaption 扩展程序使用。不支持 Firefox。

它录制 WhatsApp 语音通话和视频通话的音频（不录画面），并且只录制在这些地方进行的 WhatsApp 通话：普通电话、Zoom 和其他应用都不会被录制。

按号码设置

如果你同时用工作号和私人号，可以分别处理。在 设置 › 通话录制 中，每个号码可以选择 每通通话、仅在我按下录制时 或 关闭。对销售来说，“仅在我按下录制时”最符合先征得同意的习惯：先问，再按录制。

尚未做出选择的号码会在通话开始时先开始录制，提示栏会询问：始终、仅此通话 或 不录制。选择“不录制”会丢弃这段录音。

通话期间

红色提示栏会显示通话时长和 停止 按钮。你这一侧的录音跟随 WhatsApp 的静音设置。Kaption 从 WhatsApp 自身的通话音频获取客户的声音，从 WhatsApp 已在使用的麦克风获取你的声音，因此不需要屏幕录制权限，电脑上的其他内容也不会进入录音文件。

通话结束后

• 桌面应用： 录音会保存到 下载 › Kaption Call Recordings，是一个以联系人和时间命名的标准 .m4a 文件。旧录音绝不会被覆盖。
• 扩展程序： 录音保存在你的浏览器中。你可以下载任意一段，也可以选定一个文件夹，之后 Kaption 会把每段新录音另存一份到那里。

按说话人区分、可以搜索的转录文本

Kaption 会把通话双方分别转录，每一行都标明是谁说的。这在销售中很重要：“预算大概两万左右”这句话，是客户说的还是你提议的，意思完全不同。

转录在哪里进行：

• 在运行 macOS 26 的 Mac 上使用桌面应用时，转录可以借助 Apple 的语音识别在本机完成，音频不会离开你的 Mac。也可以选择使用 Kaption Cloud。
• 在 Windows 上，通话转录由 Kaption Cloud 处理。

自动转录默认关闭，需要你手动开启；需要时你也可以单独手动转录某一段录音。没有声音的一侧会被跳过。

搜索覆盖联系人姓名和转录内容，并在你的电脑上本地进行。跟进之前，搜一下客户的名字，或者“预算”“审批”、客户提到的竞品名称等关键词，再读读前后的几句话。

Kaption 给你的是转录文本，而不是摘要。它没有 AI 通话摘要功能：通话中哪些内容重要，由你读完之后自己判断。

销售通话的简单流程

1. 开头先征求同意。 如果客户不同意，就改为手写笔记。
2. 挂断前口头复述一遍：“那下一步就是周五前发 20 个席位的报价。”这样转录里一句话就能看到下一步。
3. 通话后阅读关键内容：预算、决策人、时间线、顾虑。
4. 更新你的销售管道。 如果你用 Kaption 的看板，把聊天拖到下一个阶段，WhatsApp 标签也会随之改变。
5. 在聊天中设置提醒，安排跟进，确保报价按你说的时间发出。
6. 删除不需要的内容。 在“通话录制”页面，可以删除录音及其转录文本。

想了解通用的操作步骤，请看 如何在 Mac 和 Windows 上录制 WhatsApp 通话；想了解这项功能的全貌，请看 Kaption 通话录制。

常见问题

录制 WhatsApp 销售通话需要客户同意吗？

在很多地方需要，而且各国、各州的规定不同。稳妥的习惯是在每通电话开始时询问所有人，只在对方同意时录音。Kaption 会提醒你告知对方，但不会替你通知对方。

Kaption 会为我的销售通话写摘要吗？

不会。Kaption 录制通话，并提供标明双方说话人的转录文本。它不生成 AI 通话摘要。

可以在所有录过的通话里搜索吗？

可以。搜索覆盖联系人姓名和转录内容，并在你的电脑上本地进行。

可以只录工作号码吗？

可以。在“设置 › 通话录制”中，每个 WhatsApp 号码都有各自的设置：每通通话、仅在我按下录制时，或关闭。

Windows 上能用吗？

能。Windows 10 和 11（64 位）的桌面应用目前是早期测试版。录音保存在“下载”文件夹，通话转录由 Kaption Cloud 处理。你也可以在 Chrome 或 Edge 中使用 Kaption 扩展程序。

它会录制 Zoom 或普通电话吗？

不会。Kaption 只录制 WhatsApp 通话：在其桌面应用中，以及在 Chrome 或 Edge 中配合扩展程序使用的 WhatsApp Web 中。