Satış ekipleri için WhatsApp yedekleme: etiketleriyle birlikte her müşteri konuşması

Satış hattınız aslında bir sohbetler bütünü

Herhangi bir haftada bir temsilcinin WhatsApp'ına bakın:

• Adaylar ve müşteriler. Her birinin aylar öncesine uzanan bir sohbeti var.
• Etiketler. WhatsApp Business kullanıyorsanız "Yeni aday", "Teklif gönderildi", "Pazarlıkta" veya "Kazanıldı" gibi.
• Sesli mesajlar. Müşterinin ihtiyacını çoğu zaman herhangi bir formdan daha ayrıntılı anlattığı.
• Teklifler, kataloglar ve sözleşmeler. PDF ve fotoğraf olarak gönderilenler.
• Grup sohbetleri. Satın alma ekibiyle ya da kendi ekibinizle.

Kaption'ın Kanban görünümü bu sohbetleri zaten etikete göre bir pano olarak dizebilir. Ama pano bugünkü durumu gösterir. Bir müşterinin altı ay önce ne dediğini bilmeniz gerektiğinde geçmişin kendisine ihtiyacınız vardır; o geçmiş de tek bir telefonda durur.

Her konuşmanın şifreli bir kopyası

Kaption, Chrome ve Edge'de WhatsApp Web için bir uzantı ve Mac ile Windows için bir masaüstü uygulamasıdır. Yedekleme özelliği, WhatsApp sohbetlerinizin tek bir şifreli yedek dosyasını seçtiğiniz klasörde tutar.

• Etiketler dahil her sohbet. Yedekte hesaptaki tüm sohbetler bulunur: mesajlar, kişiler, gruplar ve etiketler. Ayrıca Kaption ile yapılmış sesli mesaj transkriptleri, küçük profil fotoğrafları ve sonradan silinen, "WhatsApp'ta silindi" olarak işaretlenen mesajlar da vardır.
• Ücretli planlarda medya. Fotoğraflar, videolar, sesli mesajlar ve gönderdiğiniz teklif PDF'i gibi belgeler.
• Parolayla şifreli. En az 10 karakterlik bir parola seçersiniz. O parola olmadan kimse, Kaption bile, yedeği açamaz. Kaption'ın sunucuları ne dosyayı ne parolayı alır.
• Kendi klasörünüzde. Google Drive, iCloud Drive veya OneDrive içinde bir klasör seçin; o servis dosyayı diğerleri gibi eşitler. Kaption bu servislere bağlanmaz.
• Ücretli planlarda saatlik. Kaption her saat değişenleri ekler; hiçbir şey değişmediyse hiçbir şey yazmaz.

Bir müşterinin ne dediğine geri dönün

Yedeği Kaption'ın görüntüleyicisinde, WhatsApp'a benzeyen yeni bir sekmede, salt okunur olarak açarsınız. Arama tüm sohbetlerde ve tüm transkriptlerde aynı anda çalışır.

• "Geçen sefer ne istemişti?" Müşterinin adını veya şirketini aratın ve ilk mesajdan itibaren tüm sohbeti okuyun.
• "Hangi fiyatta anlaşmıştık?" Tüm sohbetlerde "indirim" ya da ürün adını aratın.
• "Sesli mesajda söylemişti." Transkriptler aranabilir; müşterinin sesli söylediği bir kelime yazılı mesaj gibi karşınıza çıkar.

Filtreler yalnızca grupları, medya içeren sohbetleri veya transkripti olan sohbetleri gösterir. Fotoğraflar, videolar, sesli mesajlar ve belgeler önizleme olarak açılır. Dosyanın şifresi bilgisayarınızda, bellekte çözülür; hiçbir şey yüklenmez.

Telefon kaybolduğunda ya da bir temsilci ayrıldığında

Satış ekiplerinin iyi bildiği iki durum:

• Kaybolan ya da değişen telefon. Yedek klasörünüzdeki bir dosyadır; geçmiş, Kaption ve parolayla herhangi bir bilgisayarda okunabilir kalır.
• Bir müşteri el değiştirdiğinde. Bir temsilcinin sohbetleri yedeklendiyse, dosyaya ve parolaya sahip bir yönetici geçmişi okuyabilir ve neyin söz verildiğini görebilir. WhatsApp hesabının kime ait olduğu ve parolayı kimin tutacağı ekibinizin kararıdır.

İki durumda da yedek yalnızca görüntülemek içindir. Kaption sohbetleri WhatsApp'a geri koymaz, başka bir telefona ya da numaraya taşımaz. Onu konuşmaları sürdürmenin bir yolu olarak değil, okunabilir bir kayıt olarak düşünün.

Bir ekip için pratik notlar

• Her WhatsApp hesabına bir yedek. Her temsilcinin hesabının kendi dosyası ve kendi parolası olur.
• Parolayı unutursanız yedek açılamaz. Kurtarma yolu yoktur. Parolaları ekibinizin diğer erişim bilgilerini sakladığı yerde tutun.
• Her şey dahil değildir. Notlar, hatırlatıcılar ve yapay zekâ özetleri yedekte yer almaz.
• Arada bir kontrol edin. Chrome veya Edge'de tarayıcı yeniden başladıktan sonra uzantı, yedek klasörüne erişim iznini yeniden isteyebilir.

Nerede çalışır, hangi planda

• Chrome ve Edge'de Kaption uzantısı: saatlik yedekler, dışa aktarma ve görüntüleyici.
• Mac ve Windows için Kaption masaüstü uygulaması: Yedekler sol menüde; görüntüleyici bir yedeğin parolasını Touch ID veya sistem anahtar zinciriyle hatırlayabilir. Windows uygulaması erken beta aşamasında. Masaüstü uygulamasına göz atın.
• Safari için Kaption uzantısı yok.

Ücretsiz planda mesajları ve transkriptleri içeren tek seferlik bir yedeği dışa aktarabilir ve görüntüleyicide açabilirsiniz. Medya ve saatlik yedekler ücretli planlara dahildir.

Kaption yedeklerine genel bir giriş için Kaption blogunu inceleyin. Kaption bağımsız bir üründür; WhatsApp veya Meta ile bağlantılı değildir.

SSS

Yedek WhatsApp etiketlerimi korur mu?

Evet. Etiketler mesajlar, kişiler ve gruplarla birlikte yedeğin parçasıdır; bir sohbetin nasıl etiketlendiğini görebilirsiniz.

Bir temsilcinin sohbetlerini yeni bir telefona geri yükleyebilir miyim?

Hayır. Kaption yedekleri yalnızca görüntülemek içindir. Geçmişi okumanızı ve içinde arama yapmanızı sağlar, WhatsApp'a geri taşımaz.

Bir müşterinin sesli mesajda söylediğini bulabilir miyim?

Evet, sesli mesaj Kaption ile yazıya döküldüyse. Transkriptler yedektedir ve arama onları da kapsar.

Kaption müşteri konuşmalarımı bir yere gönderir mi?

Hayır. Şifreli dosya seçtiğiniz klasöre gider. Kaption'ın sunucuları ne dosyayı ne parolayı alır.

Gönderdiğim teklifler ve belgeler dahil mi?

Ücretli planlarda evet: medya fotoğrafları, videoları, sesli mesajları ve belgeleri kapsar. Ücretsiz dışa aktarma mesajları ve transkriptleri içerir.