Cómo guardar un registro completo y con búsqueda de los mensajes de WhatsApp de tus clientes

Por qué se pierden los mensajes de WhatsApp

Una conversación de WhatsApp vive en un solo teléfono, bajo una sola cuenta. En el día a día no pasa nada. A lo largo de un asunto, pueden pasar muchas cosas:

• El teléfono se pierde, lo roban o se reemplaza, y la restauración no recupera todo.
• La cuenta se suspende o se cierra la sesión.
• El colega que llevaba al cliente se va del estudio con el número.
• El cliente borra un mensaje que se arrepiente de haber enviado.
• Nadie recuerda cuál de 40 chats tenía la foto de la página firmada.

La copia de WhatsApp en iCloud o Google Drive sirve para restaurar los chats en un teléfono. No puedes abrirla en una computadora ni buscar en ella fuera de WhatsApp. "Exportar chat" funciona de a una conversación, a mano, y casi nunca se hace con todos los clientes.

Cómo es un registro completo

Para un estudio de abogados, un registro útil de los mensajes de WhatsApp de los clientes tiene cuatro partes:

1. Todos los chats, no solo los que alguien se acordó de exportar. Mensajes, contactos, grupos y etiquetas.
2. Lo hablado, por escrito. Los clientes explican las cosas en notas de voz. Un registro sin transcripciones pierde la mitad de lo que se dijo.
3. Lo que se envió como archivo. Fotos de contratos, PDF, escaneos.
4. Lo que se borró después. Si un cliente borra un mensaje después de que se guardó, la copia debe conservarlo.

Y tiene que estar en un lugar que controle el estudio, legible sin el teléfono original.

Ese registro con Kaption Backups

Kaption Backups guarda un único archivo cifrado con tus chats de WhatsApp en la carpeta que elijas. Funciona en la app de escritorio de Kaption para Mac y Windows y en WhatsApp Web con la extensión de Kaption para Chrome y Edge.

• Todos los chats de la cuenta: mensajes, contactos, grupos y etiquetas.
• Transcripciones de las notas de voz, para buscar lo que dijo un cliente, no solo lo que escribió.
• Mensajes eliminados. Un mensaje borrado después de la copia queda en ella, marcado como "Eliminado en WhatsApp".
• Documentos y multimedia en los planes de pago: fotos, videos, notas de voz y documentos.
• Actualización cada hora en los planes de pago. Kaption agrega solo lo que cambió. Todos los planes, incluido el gratuito, pueden exportar una copia a mano con mensajes y transcripciones.

Las notas, los recordatorios y los resúmenes con IA no forman parte de la copia. Consulta los precios para ver qué incluye cada plan.

Una carpeta del estudio, una contraseña que solo tú tienes

La copia es un archivo en una carpeta que eliges. Elige una dentro del Google Drive, OneDrive o iCloud Drive del estudio, o un disco externo, y ese servicio sincroniza el archivo como cualquier otro documento. Kaption no inicia sesión en esos servicios y sus servidores nunca reciben el archivo.

El archivo se protege con una contraseña que tú defines (de al menos 10 caracteres). Nadie, ni siquiera Kaption, puede abrirlo sin ella. Si se pierde, no hay forma de recuperarla, así que guárdala en el gestor de contraseñas del estudio.

Encontrar la frase que importa

Abre la copia y aparece en modo solo lectura en una pestaña nueva, con el aspecto de WhatsApp. Puedes:

• Buscar en todos los chats y todas las transcripciones a la vez: un nombre, un monto o una fecha.
• Filtrar por grupos, chats con multimedia o chats con transcripciones.
• Ver documentos, fotos y notas de voz, cuando la copia incluye multimedia.

El archivo se descifra en la memoria de tu computadora y no se sube nada. Un socio puede abrir la misma copia en otra computadora con Kaption y la contraseña, sin el teléfono original.

Archivar una conversación en la carpeta del asunto

A veces necesitas una sola conversación como archivo. Exportar chats de Kaption guarda una conversación como página web con notas de voz y multimedia reproducibles, o como CSV con transcripciones. Guárdala en la carpeta del asunto como cualquier otro documento.

Lo que Kaption no promete

Guardar un registro y basarse en él son cosas distintas.

• Kaption no afirma que una copia o una exportación se acepte como prueba, ni que cumpla ninguna norma profesional, judicial o de protección de datos. Eso depende de dónde ejerces y del asunto.
• Las copias son solo de lectura. No restauran chats en WhatsApp.
• Una copia solo contiene lo que se guardó mientras funcionaba. No puede recuperar una conversación de un teléfono que se perdió antes de la primera copia.

Consulta las normas de tu colegio de abogados y las normas locales sobre cómo conservar las comunicaciones con clientes, y por cuánto tiempo. Este artículo no es asesoramiento legal.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo conservar los mensajes de WhatsApp de un cliente si los borra?

Si el mensaje estaba en tu copia de Kaption antes de que lo borrara, sí. Queda en la copia, marcado como "Eliminado en WhatsApp". Un mensaje borrado antes de la copia no se conserva.

¿Puedo buscar en las notas de voz de mis clientes?

Sí. Las transcripciones de las notas de voz forman parte de todas las copias de Kaption, y el visor las busca junto con los mensajes escritos.

¿Kaption guarda los documentos que los clientes envían por WhatsApp?

En los planes de pago, la copia incluye fotos, videos, notas de voz y documentos. En el plan gratuito puedes exportar una copia con mensajes y transcripciones de notas de voz.

¿Una copia de Kaption sirve como prueba?

Kaption no afirma nada al respecto. Si un registro puede usarse, y cómo, depende de tu jurisdicción y del asunto. Consulta a tu colegio de abogados o las normas locales.

¿Kaption puede leer los mensajes de nuestros clientes?

No. La copia está cifrada con tu contraseña, y los servidores de Kaption nunca reciben el archivo ni la contraseña.