Copia de seguridad de WhatsApp Business antes de que un empleado se vaya
Cuando alguien que atiende un número de WhatsApp de la empresa se va o entrega el teléfono, conserva una copia cifrada y con búsqueda de sus chats en una carpeta de la empresa.
Kaption AI·Actualizado el 9 de noviembre de 2026
Muchas empresas funcionan con un número de WhatsApp por persona. Un vendedor, una recepcionista, un ejecutivo de cuentas. Con los meses, ese número se llena de consultas de clientes, cotizaciones, fotos y audios.
Un día la persona se va, cambia de puesto o le entrega el teléfono a otra. Los chats se pueden borrar, el teléfono se restablece o el número se cambia. Este artículo muestra cómo conservar una copia cifrada con contraseña y con búsqueda de los chats de un número de WhatsApp Business en una carpeta que controla la empresa, antes de que eso pase.
Actualizado en noviembre de 2026
Lo que suele salir mal
Se restablece el teléfono antes de entregarlo, y los chats se van con él.
La copia propia de WhatsApp está en el iCloud o el Google Drive personal del empleado, no en los de la empresa.
Nadie exportó nada. "Exportar chat" funciona de a un chat, a mano. Con decenas de clientes, no se hace.
Una copia que es de la empresa
Kaption Backups guarda un único archivo de copia de seguridad cifrado con los chats de una cuenta de WhatsApp en la carpeta que elijas. Funciona con WhatsApp y WhatsApp Business, en WhatsApp Web con la extensión de Kaption para Chrome y Edge, y en la app de escritorio de Kaption para Mac y Windows.
El archivo incluye todos los chats de ese número: mensajes, contactos, grupos, etiquetas y transcripciones de notas de voz. En los planes de pago también puede incluir fotos, videos, notas de voz y documentos.
Lo importante para una empresa es dónde vive el archivo. Elige una carpeta en el Google Drive, OneDrive o iCloud Drive de la empresa, o en un disco externo de la empresa. El servicio en la nube sincroniza el archivo cifrado como cualquier otro. Kaption no inicia sesión en él, y los servidores de Kaption nunca reciben el archivo.
Configúralo mientras el empleado sigue ahí
Las copias son por cuenta de WhatsApp. Configura una para cada número que quieras conservar:
En la computadora donde ese número funciona en WhatsApp Web, instala la extensión de Kaption, o usa la app de escritorio de Kaption.
Abre Copias de seguridad y elige una carpeta que controle la empresa.
Define una contraseña de al menos 10 caracteres y guárdala en el gestor de contraseñas de la empresa, no con el empleado.
En un plan de pago, activa las copias continuas para que el archivo se actualice cada hora con lo que cambió. En cualquier plan, Exportar ahora crea una copia puntual.
Después de reiniciar el navegador, elige Permitir acceso si te vuelve a preguntar por la carpeta.
El último día
Haz una última copia. Pulsa Hacer copia ahora en las copias continuas, o usa Exportar ahora.
Comprueba que se abre. Elige Ver copia de seguridad, escribe la contraseña y busca un cliente reciente.
Cambia la contraseña si el empleado la conocía. Desde ese momento, solo la contraseña nueva abre el archivo de la copia. Las copias anteriores, como exportaciones ya hechas, mantienen la contraseña con la que se crearon.
Después de que se va
Cualquiera con acceso a la carpeta y a la contraseña puede abrir la copia en Kaption desde su computadora. Un responsable puede leer el historial de un cliente sin el teléfono anterior. La copia se abre en una pestaña nueva, en modo de solo lectura, con el aspecto de WhatsApp y búsqueda en todos los chats y transcripciones.
Lo que no hace
No pasa los chats a un teléfono nuevo ni a otra cuenta de WhatsApp. Es solo de lectura.
No reemplaza una política clara. Avisa al equipo que los chats de un número de trabajo se respaldan, y decide quién puede abrirlos. Kaption no afirma que las copias cumplan ninguna norma laboral ni de protección de datos.
Solo tiene lo que se respaldó. Empieza pronto, no el último día.
