WhatsApp-Backup für Vertriebsteams: jedes Kundengespräch behalten, Labels inklusive

Deine Pipeline besteht aus Chats

Schau dir das WhatsApp eines Vertrieblers in einer beliebigen Woche an:

• Leads und Kunden, jeder mit einem Verlauf, der Monate zurückreicht.
• Labels wie „Neuer Lead“, „Angebot gesendet“, „In Verhandlung“ oder „Gewonnen“, wenn du WhatsApp Business nutzt.
• Sprachnachrichten, in denen der Kunde erklärt, was er braucht, oft ausführlicher als in jedem Formular.
• Angebote, Kataloge und Verträge als PDF und Foto.
• Gruppenchats mit dem Einkaufsgremium oder deinem eigenen Team.

Die Kanban-Ansicht von Kaption kann diese Chats schon jetzt als Board nach Labels darstellen. Aber ein Board zeigt, wo die Dinge heute stehen. Wenn du wissen musst, was ein Kunde vor sechs Monaten gesagt hat, brauchst du die Historie selbst, und die liegt auf einem Handy.

Eine verschlüsselte Kopie jedes Gesprächs

Kaption ist eine Erweiterung für WhatsApp Web in Chrome und Edge und eine Desktop-App für Mac und Windows. Die Backup-Funktion speichert eine verschlüsselte Backup-Datei deiner WhatsApp-Chats in einem Ordner deiner Wahl.

• Jeder Chat, Labels inklusive. Das Backup enthält jeden Chat des Kontos mit Nachrichten, Kontakten, Gruppen und Labels. Dazu mit Kaption erstellte Transkripte von Sprachnachrichten, kleine Profilbilder und später gelöschte Nachrichten, markiert als „In WhatsApp gelöscht“.
• Medien in den kostenpflichtigen Tarifen. Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente, etwa das Angebots-PDF, das du geschickt hast.
• Mit Passwort verschlüsselt. Du wählst ein Passwort aus mindestens 10 Zeichen. Niemand, nicht einmal Kaption, kann das Backup ohne es öffnen. Die Server von Kaption erhalten weder die Datei noch das Passwort.
• In deinem eigenen Ordner. Wähle einen Ordner in Google Drive, iCloud Drive oder OneDrive, und der Dienst synchronisiert die Datei wie jede andere. Kaption verbindet sich nicht mit diesen Diensten.
• Stündlich in den kostenpflichtigen Tarifen. Kaption ergänzt jede Stunde, was sich geändert hat, und schreibt nichts, wenn sich nichts geändert hat.

Nachsehen, was ein Kunde gesagt hat

Ein Backup öffnest du im Viewer von Kaption, schreibgeschützt, in einem neuen Tab, der aussieht wie WhatsApp. Die Suche läuft über alle Chats und alle Transkripte gleichzeitig.

• „Was hat er letztes Mal angefragt?“ Such nach dem Namen des Kunden oder der Firma und lies den ganzen Verlauf ab der ersten Nachricht.
• „Welchen Preis haben wir vereinbart?“ Such in allen Chats nach „Rabatt“ oder dem Produktnamen.
• „Er hat es in einer Sprachnachricht gesagt.“ Transkripte sind durchsuchbar, ein laut gesprochenes Wort des Kunden taucht also auf wie eine getippte Nachricht.

Filter zeigen nur Gruppen, Chats mit Medien oder Chats mit Transkripten. Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente öffnen sich als Vorschau. Die Datei wird im Arbeitsspeicher deines Computers entschlüsselt, und nichts wird hochgeladen.

Wenn ein Handy verloren geht oder jemand das Team verlässt

Zwei Situationen, die Vertriebsteams gut kennen:

• Ein verlorenes oder ersetztes Handy. Das Backup ist eine Datei in deinem Ordner, die Historie bleibt also auf jedem Computer mit Kaption und dem Passwort lesbar.
• Ein Kundenkonto wechselt den Besitzer. Wurden die Chats eines Vertrieblers gesichert, kann eine Führungskraft mit der Datei und dem Passwort die Historie lesen und sehen, was zugesagt wurde. Wem das WhatsApp gehört und wer dieses Passwort haben sollte, entscheidet dein Team.

In beiden Fällen ist das Backup nur zum Ansehen. Kaption spielt keine Chats zurück in WhatsApp und überträgt sie nicht auf ein anderes Handy oder eine andere Nummer. Sieh es als lesbare Aufzeichnung der Gespräche, nicht als Weg, sie fortzuführen.

Praktisches für ein Team

• Ein Backup pro WhatsApp-Konto. Das Konto jedes Vertrieblers hat seine eigene Datei und sein eigenes Passwort.
• Passwort vergessen, Backup nicht zu öffnen. Eine Wiederherstellung gibt es nicht. Bewahre Passwörter dort auf, wo dein Team auch andere Zugangsdaten verwaltet.
• Nicht alles ist enthalten. Notizen, Erinnerungen und KI-Zusammenfassungen sind nicht Teil eines Backups.
• Ab und zu nachsehen. In Chrome oder Edge kann die Erweiterung nach einem Browser-Neustart bitten, den Zugriff auf den Backup-Ordner erneut zu erlauben.

Wo es funktioniert und in welchem Tarif

• Kaption-Erweiterung in Chrome und Edge: stündliche Backups, Export und Viewer.
• Kaption-Desktop-App für Mac und Windows: Backups in der linken Leiste, und der Viewer kann sich das Passwort eines Backups mit Touch ID oder dem Schlüsselbund des Systems merken. Die Windows-App ist eine frühe Beta. Mehr zur Desktop-App.
• Für Safari gibt es keine Kaption-Erweiterung.

Im kostenlosen Tarif kannst du ein einmaliges Backup mit Nachrichten und Transkripten exportieren und im Viewer öffnen. Medien und stündliche Backups gehören zu den kostenpflichtigen Tarifen.

Eine allgemeine Einführung in Kaption-Backups findest du im Kaption-Blog. Kaption ist ein unabhängiges Produkt und steht in keiner Verbindung zu WhatsApp oder Meta.

FAQ

Behält das Backup meine WhatsApp-Labels?

Ja. Labels sind Teil des Backups, zusammen mit Nachrichten, Kontakten und Gruppen, du siehst also, wie ein Chat gelabelt war.

Kann ich die Chats eines Vertrieblers auf einem neuen Handy wiederherstellen?

Nein. Backups von Kaption sind nur zum Ansehen. Du kannst die Historie lesen und durchsuchen, aber nicht zurück in WhatsApp bringen.

Finde ich, was ein Kunde in einer Sprachnachricht gesagt hat?

Ja, wenn die Sprachnachricht mit Kaption transkribiert wurde. Transkripte sind im Backup, und die Suche umfasst sie.

Schickt Kaption meine Kundengespräche irgendwohin?

Nein. Die verschlüsselte Datei landet in dem Ordner deiner Wahl. Die Server von Kaption erhalten weder die Datei noch das Passwort.

Sind Angebote und Dokumente, die ich geschickt habe, enthalten?

In den kostenpflichtigen Tarifen ja: Medien umfassen Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dokumente. Ein Export im kostenlosen Tarif enthält Nachrichten und Transkripte.