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title: "把客户的语音消息变成可搜索的案件笔记：律师的工作流程"
description: "给律师的分步流程：在电脑上转录客户的 WhatsApp 语音消息，为长语音生成摘要，按案件加标签，几个月后也能再找到。"
canonical: "https://kaptionai.com/blog/zh/lvshi-kehu-yuyin-zhuan-anjian-biji/"
lang: "zh"
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# 把客户的语音消息变成可搜索的案件笔记：律师的工作流程

> 给律师的分步流程：在电脑上转录客户的 WhatsApp 语音消息，为长语音生成摘要，按案件加标签，几个月后也能再找到。

Canonical: https://kaptionai.com/blog/zh/lvshi-kehu-yuyin-zhuan-anjian-biji/

客户不会写备忘录。他们在车上发来一条六分钟的语音，然后又是一条，再加一张照片。其中某处藏着通知送达的日期，以及签字人的名字。

听语音很慢，而且音频没法搜索。本文提供一套简单的流程，借助 WhatsApp Web 中的 Kaption 或 Kaption 桌面应用，把客户的语音消息变成可以阅读、归档和搜索的文字。

*2026 年 11 月更新*

## 第 1 步：读语音，而不是听语音

Kaption 会在 WhatsApp Web（Chrome 和 Edge）以及 [Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用](/zh/desktop/)中的每条语音消息上添加转录按钮。文字显示在消息下方，使用录制时的语言。

- **自动转录**会自动把新的语音消息转成文字，即使是你还没打开的聊天。
- **逐词跟读。** 播放一条云端转录的语音时，每个词都会依次高亮。点击任意词即可跳到那一刻。
- **在装有 macOS 26 的 Mac 上**，桌面应用可以在电脑本地转录。如果关闭云端备用，音频不会发送到 Kaption 的服务器。

使用云端转录时，只会发送你选择转录的音频，不包含你的姓名、号码或联系人。文字返回后音频即被删除，也从不用于训练 AI 模型。

语言和方案的详细信息，请看[语音消息页面](/zh/whatsapp-voice-notes-to-text/)。

## 第 2 步：为长语音生成摘要

对于很长的语音消息，**语音摘要**会先给出要点，再显示全文。对于很长的来回对话，**聊天摘要**会在聊天中直接帮你了解整段对话。

摘要帮你判断该看哪里，但不能代替阅读。当某句话对案件很重要时，请回到转录文本；如果名字或数字不清楚，请播放那一段音频。

## 第 3 步：用自己的话写进案件笔记

把转录中重要的部分复制到你的案件笔记或案件管理系统里。在旁边注明消息的日期和时间，并在下面写上你自己的总结。措辞重要时，用引号保留客户的原话。

背景噪音、多人同时说话和少见的名字会影响转录准确度。依赖这些内容之前，请对照音频核实。

## 第 4 步：按案件给聊天加标签

在 WhatsApp Business 上，给每个客户聊天加上案件标签，例如“租赁 – Méndez”或“遗产 – Ruiz”。标签便于按案件筛选聊天，Kaption 也会在备份中保留它们。

## 第 5 步：几个月后再找到它

找回一条语音消息有三种方法：

1. **WhatsApp 的搜索。** 使用 Kaption 后，匹配的转录会出现在 WhatsApp 自己的搜索结果里，所以你可以搜索那些只被说出口、从未打成字的词。
2. **你的备份。** [Kaption 备份](/zh/backups/)会把语音转录保存在你聊天的加密副本中，放在你选择的文件夹里。查看器可以同时搜索所有聊天和转录，即使没有原来的手机。
3. **你的 AI 助手。** 把 Kaption 连接到 [Claude 或 ChatGPT](/zh/mcp/)，然后提问，例如“找出客户提到第二份合同的那条语音”。在你电脑上的 Kaption 打开时，助手会搜索你的聊天和转录，你也可以随时关闭这个连接。

## 第 6 步：关掉聊天之前设好跟进

如果这条语音需要回复或需要你提供文件，立刻设置一个**提醒**：输入“周五上午 10 点”，Kaption 就会提醒你跟进。对于需要在特定时间发给客户的消息，现在写好，然后**定时发送**。

## 关于保密

请在律所内部决定哪些工具可以处理客户音频，以及在哪里处理。Kaption 提供了选择：在 Mac 上本地转录并关闭云端备用，或者使用云端转录，文字返回后即删除音频。关于客户数据的处理，请查阅你所在律师协会和当地的规定。本文不构成法律意见。

## 律师事务所的更多指南

- [律师如何使用 WhatsApp：Kaption 能为律所做什么](/zh/whatsapp-for-lawyers/)
- [律师如何录制与客户的 WhatsApp 通话](/blog/zh/lvshi-ruhe-luzhi-whatsapp-tonghua/)
- [律师如何完整保存客户的 WhatsApp 消息](/blog/zh/lvshi-baocun-kehu-whatsapp-xiaoxi-wanzheng-jilu/)
- [律师事务所的 WhatsApp 检查清单](/blog/zh/lvshi-shiwusuo-whatsapp-qingdan/)

## 常见问题

### 我能在电脑上转录 WhatsApp 语音消息吗？

可以。Kaption 可以在 Chrome 和 Edge 的 WhatsApp Web 中转录语音消息，也可以在 Mac 和 Windows 版 Kaption 桌面应用中转录。

### 客户的音频会离开我的电脑吗？

使用云端转录时，你选择的音频会被发送，但不包含你的姓名、号码或联系人，文字返回后即被删除。在装有 macOS 26 的 Mac 上，桌面应用可以本地转录；关闭云端备用后，音频不会发送到 Kaption 的服务器。

### 我能搜索客户在语音里说过的话吗？

可以。使用 Kaption 后，匹配的转录会出现在 WhatsApp 的搜索中，Kaption 备份查看器也能搜索备份里的所有转录。

### 语音消息转录会包含在备份中吗？

会。语音消息转录是每一份 Kaption 备份的一部分。

### 转录准确吗？

通常不错，但背景噪音、多人同时说话和少见的名字会造成错误。任何重要的名字、日期或数字，都请播放音频核实。