--- title: "Eine WhatsApp-Checkliste für Kanzleien: Backups, Labels, Erinnerungen und Zugriff" description: "Eine praktische Checkliste für Kanzleien, die mit Mandanten über WhatsApp sprechen: wessen Nummer, verschlüsselte Backups, Passwortmanager, Ordnerrechte, Labels pro Mandat, Erinnerungen und Anrufaufzeichnung." canonical: "https://kaptionai.com/blog/de/whatsapp-checkliste-fuer-kanzleien/" lang: "de" --- # Eine WhatsApp-Checkliste für Kanzleien: Backups, Labels, Erinnerungen und Zugriff > Eine praktische Checkliste für Kanzleien, die mit Mandanten über WhatsApp sprechen: wessen Nummer, verschlüsselte Backups, Passwortmanager, Ordnerrechte, Labels pro Mandat, Erinnerungen und Anrufaufzeichnung. Canonical: https://kaptionai.com/blog/de/whatsapp-checkliste-fuer-kanzleien/ Die meisten Kanzleien haben sich WhatsApp nicht ausgesucht. Die Mandanten haben es getan. Jetzt kommen dort jeden Tag Anweisungen, Dokumente und Sprachnachrichten an, und die Kanzlei braucht ein paar einfache Gewohnheiten, damit nichts verloren geht, übersehen wird oder auf dem falschen Handy liegt. Nutze diese Checkliste als Ausgangspunkt für deine eigene Kanzleirichtlinie. Jeder Punkt sagt, was zu tun ist, und wo Kaption hilft, wie. *Aktualisiert im November 2026* ## 1. Die Nummer - **Mandanten schreiben an eine Nummer, die der Kanzlei gehört,** nicht an ein privates Handy. - **Jeder Anwalt weiß, welche Nummer für Mandanten ist.** In der [Kaption-Desktop-App für Mac und Windows](/de/desktop/) können die Kanzleinummer und eine private Nummer nebeneinander laufen, sauber getrennt. - **Jemand ist für die Nummer zuständig,** wenn Leute kommen, gehen oder das Handy wechseln. ## 2. Backups - **Schalte [Kaption Backups](/de/backups/) ein** auf dem Computer, auf dem das WhatsApp der Kanzlei läuft, in der Desktop-App oder in der Kaption-Erweiterung in Chrome oder Edge. - **Wähle einen Ordner im Cloud-Speicher der Kanzlei** (Google Drive, OneDrive oder iCloud Drive) oder auf einer externen Festplatte. Der Dienst synchronisiert die verschlüsselte Datei wie jedes andere Dokument. - **Leg fest, was ins Backup soll.** Jeder Tarif kann ein Backup mit Nachrichten und Sprachnachrichten-Transkripten exportieren. Kostenpflichtige Tarife ergänzen stündliche Backups sowie Dokumente, Fotos, Videos und Sprachnachrichten. Siehe [Preise](/de/pricing/). - **Prüfe, ob es läuft.** Nach einem Browser-Neustart fragt die Erweiterung eventuell erneut nach dem Ordnerzugriff. Bestätige das, damit die Backups weiterlaufen. - **Öffne einmal ein Backup,** such nach einem Mandantennamen und sorg dafür, dass die richtigen Leute wissen, wie es geht. Denk an die Grenzen: Backups sind nur zum Ansehen da, sie spielen keine Chats in WhatsApp zurück, und sie enthalten nur, was gesichert wurde, während sie liefen. ## 3. Das Passwort - **Leg ein starkes Backup-Passwort fest** (mindestens 10 Zeichen). - **Speichere es im Passwortmanager der Kanzlei,** nicht auf einem Klebezettel und nicht nur im Kopf einer Person. - **Denk daran, dass es nicht wiederherstellbar ist.** Niemand, nicht einmal Kaption, kann ein Backup ohne sein Passwort öffnen. ## 4. Ordnerrechte - **Beschränke, wer auf den Backup-Ordner zugreifen kann,** mit den Freigabeeinstellungen deines Cloud-Speichers. - **Gib das Passwort nur an Personen weiter, die Mandantenchats lesen sollen.** - **Prüfe die Zugriffe, wenn jemand geht.** Das Backup bleibt im Ordner der Kanzlei; leg fest, wer weiter Zugriff hat. ## 5. Labels pro Mandat - **Label in WhatsApp Business jeden Mandantenchat nach Mandat** („Mietsache – Méndez“, „Nachlass – Ruiz“). - **Einigt euch auf ein Namensschema,** damit jeder in der Kanzlei nach Mandat filtern kann. - Labels bleiben in Kaption-Backups erhalten, sodass die Ordnung ein verlorenes Handy übersteht. ## 6. Sprachnachrichten - **Schalte die automatische Transkription ein,** damit Sprachnachrichten von Mandanten als Text ankommen. - **Übernimm das Wichtige in die Aktennotizen,** in eigenen Worten, mit dem Datum der Nachricht. - **Prüfe Namen, Daten und Zahlen am Audio,** bevor du dich darauf verlässt. Siehe [Sprachnachrichten von Mandanten in durchsuchbare Aktennotizen verwandeln](/blog/de/sprachnachrichten-von-mandanten-zu-durchsuchbaren-aktennotizen/). ## 7. Nachfassen - **Setz eine Erinnerung, bevor du einen Chat schließt,** der eine Antwort braucht: Tippe „morgen um 9 Uhr“ ein, und Kaption erinnert dich. - **Plane Nachrichten,** die der Mandant zu einer bestimmten Zeit bekommen soll, einmalig oder wiederkehrend. - **Blende Chats aus,** um die du dich noch nicht kümmern kannst, damit sie von selbst zurückkommen. ## 8. Anrufaufzeichnung - **Leg fest, wann die Kanzlei Mandantenanrufe aufnimmt, wenn überhaupt.** Kaption nimmt WhatsApp-Anrufe in der Desktop-App und in WhatsApp Web mit der Erweiterung auf. Siehe [Anrufaufzeichnung](/de/call-recording/). - **Erst fragen, jedes Mal.** Aufnahmegesetze unterscheiden sich von Land zu Land und von Bundesstaat zu Bundesstaat, und viele verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weder WhatsApp noch Kaption informieren die andere Person. Die Kanzlei ist dafür verantwortlich, Mandanten zu informieren und ihre Einwilligung einzuholen. - **Wähle „Nur wenn ich auf Aufnehmen drücke“** für die Mandantennummer, damit die Aufnahme erst nach einem klaren Ja startet. ## 9. KI-Assistenten - **Leg fest, ob Anwälte Claude oder ChatGPT** über die [MCP-Verbindung von Kaption](/de/mcp/) mit WhatsApp verbinden dürfen. Damit kann ein Assistent Chats und Transkripte durchsuchen, solange Kaption geöffnet ist, und du kannst sie jederzeit ausschalten. - **Halte schriftlich fest, welche Werkzeuge Mandantendaten sehen dürfen.** ## 10. Eure Regeln - **Prüfe die Regeln deiner Rechtsanwaltskammer und die örtlichen Vorschriften** zu Mandantenkommunikation, Aufzeichnung, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. - **Schreib die Richtlinie auf** und teile sie mit allen, die Mandantenchats beantworten. Kaption behauptet nicht, dass diese Schritte berufsrechtliche oder gesetzliche Anforderungen erfüllen. Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung. ## Mehr für Kanzleien - [WhatsApp für Anwälte: alles, was Kaption für eine Kanzlei tut](/de/whatsapp-for-lawyers/) - [WhatsApp-Backup für Anwälte: eine verschlüsselte, durchsuchbare Kopie der Mandantenchats](/blog/de/whatsapp-backup-fuer-anwaelte/) - [Wenn ein Mitarbeiter mit der WhatsApp-Nummer die Kanzlei verlässt](/blog/de/mitarbeiter-verlaesst-kanzlei-whatsapp-nummer-mandantenverlauf/) - [WhatsApp-Anrufe mit Mandanten aufnehmen: ein Leitfaden für Anwälte](/blog/de/whatsapp-anrufe-aufnehmen-anwaelte/) ## Häufige Fragen ### Sollte eine Kanzlei WhatsApp mit Mandanten nutzen? Das entscheidet jede Kanzlei nach ihren eigenen Regeln. Wenn Mandanten dir ohnehin über WhatsApp schreiben, hilft eine klare Richtlinie zu Nummern, Backups und Zugriff, diese Gespräche unter der Kontrolle der Kanzlei zu halten. ### Wo sollte eine Kanzlei WhatsApp-Backups aufbewahren? In einem Ordner, über den die Kanzlei bestimmt, zum Beispiel im Google Drive, OneDrive oder iCloud Drive der Kanzlei, mit Zugriff nach den eigenen Freigabeeinstellungen. Kaption schreibt die verschlüsselte Datei dorthin und lädt sie nirgendwo anders hoch. ### Kann Kaption WhatsApp auf unseren Kanzleicomputern sichern? Ja, mit der Kaption-Desktop-App für Mac und Windows oder der Kaption-Erweiterung in Chrome und Edge. ### Dürfen wir WhatsApp-Anrufe mit Mandanten aufnehmen? Kaption kann WhatsApp-Anrufe in der Desktop-App und in WhatsApp Web mit der Erweiterung aufnehmen. Ob du aufnehmen darfst, hängt davon ab, wo du und der Mandant euch befindet. Informiere immer alle im Anruf und frag, bevor du aufnimmst.